Mobiles Agenturcontrolling in Zeiten von New Work

Kerstin Götz, Geschäftsführerin Troi GmbH, im Hintergrundgespräch mit der Redaktion über die VUCA-Welt und New-Work-Konzepte für Agenturen

Frau Götz, in wieweit kann Ihre Lösung Agenturen bei der Etablierung von New-Work-Konzepten unterstützen?
Agenturen müssen ein schwankendes Projektgeschäft effizient und strukturiert planen. New Work Konzepte und Work-Life-Balance spielen zudem eine immer entscheidendere Rolle. Zusätzlich zu einer teilweise undurchsichtigen Projektlage kommt also die Organisation von Ressourcen über Remote-Konstellationen oder flexible Arbeitszeitmodelle.
Diesen Herausforderungen kann Rechnung getragen werden durch eine umfassende und vor allem smarte System-Lösung, die Mitarbeitern zum einen die Kollaboration erleichtert und zum anderen wichtige Informationen für unternehmensrelevante Entscheidungen liefert.

Welchen Stellenwert nimmt in unserer „agilen Zeit“ das Echtzeit-Reporting ein?
Um eine agile Entscheidungsfindung zu fördern ist es unabdingbar, aktuelle Unternehmens-Daten 24/7 parat zu haben. Gerade hieran scheitert es jedoch oft. Denn nicht immer sind die so entscheidenden Daten in der Kürze der Zeit verfügbar. Oder sie müssen entsprechend aufbereitet werden, um ein aussagekräftiges Reporting zu ergeben. Ressourcen dies zu tun sind nicht immer greifbar und die Fehleranfälligkeit ist hoch. Aus diesem Grund haben wir ein mobiles Echtzeit-Reporting geschaffen, das immer den aktuellen Projektstand, die Teamperformance sowie die Umsatz- und Margenentwicklung aufzeigt.

Kerstin Götz, Geschäftsführerin der Troi GmbH

Was hat es mit Ihrer neuen TROI Live App auf sich und wie tief konnten Sie diese in Ihre Lösung intergrieren?
Die App ist die logische Ergänzung zu Troi, die den Funktionsumfang der Weblösung vollumfänglich nutzt, um diese in aussagekräftigen Dashboards zu visualisieren. Die Grundlage für die Daten speist sich komplett aus dem Troi System und wertet diese transparent in Echtzeit aus. Ebenso können Projekt- und Arbeitszeiten einfach erfasst und ausgewertet werden. Damit muss sich die Agentur über die aktuellen Entwicklungen bzgl. der Arbeitszeiterfassung keine Gedanken mehr machen. Die Zeiterfassung ist bei uns ein fest integrierter Bestandteil – gerade in Anbetracht der New Work Arbeitswelt.

Welche Prozesse im Agenturalltag sind eigentlich automatisierbar?
Alle Prozesse sind automatisierbar – von der Projektakquise bis zur Abrechnung. In Troi ist der Projektworkflow ein durchgängiger Prozess, der mit der Projektkalkulation beginnt und mit einer vorbereitenden Buchhaltung endet. Und selbst hier ist über diverse Schnittstellen eine Anknüpfung an weitere Systeme möglich, um diesen Prozess zu erweitern. Damit erhält man einen durchgängigen Datenflow, der den Mitarbeitern die Arbeit enorm erleichtert und die Konzentration auf die wertschöpfende Tätigkeit fokussiert.

Frau Götz, vor welchen Herausforderungen stehen Agenturen und Dienstleister im Kontext der digitalen Transformation?
Für die neue VUCA Welt gilt es, mit geeigneten Systemen und Prozessen gewappnet zu sein. In einem Umfeld, in dem Parameter, wie Volatilität, Unsicherheit, Komplexität und Mehrdeutigkeit an der Tagesordnung sind, ist es wichtig Transparenz zu allen relevanten Kennzahlen zu haben, um konkurrenzfähig zu bleiben und schnell fundierte Entscheidungen treffen zu können. Dieser Vorsprung ist wichtig um zeitnah reagieren zu können. Und nur, wenn alle Stakeholder ein klares Bild vom aktuellen Stand des Business haben, kann eine effiziente Steuerung erfolgen – vor allem im Einklang mit New Work Prinzipien. Denn hier muss eine Kommunikation oft remote erfolgen.

Welche Features, Module und Tools konnten Sie in Ihre Lösung intergieren?
Der Kernbereich ist die Projektabwicklung, sie ist der Dreh- und Angelpunkt einer jeden Agentur. Also ist auch in Troi das Projektmanagement das zentrale Modul. Wie bereits erwähnt, geht es bei Troi aber darum, den gesamten Projektalltag abzubilden. Dies beginnt bereits viel früher, nämlich bei der Projektakquise bzw. der Kontaktpflege. Die gesamte Kundenhistorie kann in unserem System datenschutzkonform dokumentiert werden. Damit ist immer eine Nachvollziehbarkeit gewährleistet. Aber nicht nur die zentrale Projekt- und Ressourcensteuerung erfolgt über Troi, auch die Erfassung der Projekt-Aufwände durch die verschiedenen Gewerke erfolgt über das System. Durch die Projektkalkulation und die erfassten Aufwände erfolgt ein automatisiertes Projektreporting. Der Projektverantwortliche kann so immer steuern, ob das Projekt noch im Bugdet und im Zeitplan liegt. Ein projektübergreifendes Reporting (das MIS Reporting) bietet gerade für Führungsverantwortliche und Geschäftsführer ein wichtiges Steuerungsmodul. Hier wird in Echtzeit das aktuelle Ergebnis über alle Projekte hinweg ausgewiesen.

Welche Rolle nimmt dabei das Projektmanagement ein?
Sowohl die Kalkulation, die Erstellung und Zuweisung von Projektaufgaben, als auch die zeitliche Planung erfolgt über das System. Das Aufgabenmanagement wird hier anschaulich über ein Kanban Board dargestellt und die Milestone-Planung über ein Gant Chart. Systemisch ist es möglich, sowohl agil als auch traditionell vorzugehen, das hängt von der Ausrichtung des Projektmanagements in der jeweiligen Agentur ab. Wir sehen oft, dass viele Agenturen mit hybriden Modellen arbeiten, denn nicht auf alle Projekte lässt sich die eine oder die andere Methode gänzlich anwenden. Wichtig ist aber, dass Troi durch die Automatisierung des Projektmanagement-Workflows sowie durch ein (device-übergreifendes) Controlling eine agile Entscheidungsfindung fördert und Agenturen damit unterstützt, sich im Projektmanagement weiterzuentwickeln. Und gemeinsam mit unseren Partnern lernen und entwickeln auch wir uns täglich weiter.

Weitere Informationen unter:
www.troi.de/live

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  1. […] Dass dem nicht so sein muss, beweist die Troi Live App. Die App richtet sich speziell an Agentur-Mit… Die gesamte Kundenhistorie kann dabei im System datenschutzkonform dokumentiert werden. Durch die Projektkalkulation und die erfassten Aufwände erfolgt zudem ein automatisiertes Projektreporting. „Der Projektverantwortliche kann so immer steuern, ob das Projekt noch im Budget und im Zeitplan liegt“, so Götz. Ein projektübergreifendes Reporting bietet zudem gerade für Führungsverantwortliche ein wichtiges Steuerungsmodul. „Hier wird in Echtzeit das aktuelle Ergebnis über alle Projekte hinweg ausgewiesen.“ […]

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