Meetings und Events erfolgreich managen

Die Nähe zu Kunden, Partnern wie auch Mitarbeitern ist für Unternehmen im digitalen Zeitalter wichtiger denn je. Entsprechende Veranstaltungen und Präsenz-Meetings stellen dabei wachsende Anforderungen an die unternehmensweite Koordination und Planung solcher Events. Die Veranstaltungsexperten René Proske und Markus Struppler erläutern im Interview, wie ein Strategisches Meeting Management Programm (SMMP) Verantwortlichen hilft, Projekte erfolgreicher zu managen und zeitgleich Prozesse kosteneffizienter zu optimieren.

Herr Proske, wie wichtig ist bei aller Technologie der persönliche Kontakt?


Sehr wichtig. Technologien schaffen viele neue Möglichkeiten und viele von uns sind damit „always connected“. Aber auch die beste virtuelle Verbindung wird den persönlichen Kontakt nicht ersetzen können. Die Nähe zu Kunden, Partnern und Mitarbeitern lässt sich nur über einen echten Handshake herstellen. Das sagen uns auch unsere Kunden, die weiterhin auf Veranstaltungen und Präsenz-Meetings setzen. Unmittelbare Erlebnisse, interaktiver Austausch und die Live-Präsentation von Themen und Produkten – das alles bleibt aus unserer Erfahrung für Unternehmen eminent wichtig. Wir stellen sogar fest, dass die Nachfrage nach Meetings & Events (M&E) im digitalen Zeitalter noch zunimmt.

René Proske

Wie verändert die Digitalisierung die Eventbranche dennoch?
René Proske: Es verändert sich eine Menge, auf positive Weise. Zum einen prüfen Firmen zunehmend, welche Meetings auch digital ohne Qualitätsverlust über die Bühne gehen können – das ist bei kleineren Besprechungen oft sinnvoll. Denn es schont die Reisekasse und das Klima. Zum anderen bringt die Digitalisierung auf Veranstaltungen viele neue Chancen: Technologie wird überall eingesetzt, wo es denkbar und sinnvoll ist.

Ob es um Logistik geht, etwa beim Einladungsmanagement und der Registrierung, oder um Wissensvermittlung. Dort spielen Augmented und Virtual Reality eine immer wichtigere Rolle. Webbasierte Plattformen helfen bei der Vernetzung und erlauben es, Dokumente auszutauschen. Einfache Prozesse werden zunehmend automatisiert – das gilt etwa für die Locationsuche. Hier erwarten wir, dass schon bald Plattformen im Stile von booking.com oder Uber verfügbar sein werden, die sehr effizient funktionieren und die gesamte Branche disruptiv verändern.

Markus Struppler

Herr Struppler, vor welchen Herausforderungen stehen Verantwortliche heute, wenn es um Events, Meetings und Veranstaltungen geht?

Im Kern geht es im Veranstaltungsmanagement immer um die Frage nach dem Mehrwert.
Zentral sind dabei die zu erreichenden Kommunikationsziele und die zu vermittelnden Informationen.
Gleichzeitig wird in der Live-Kommunikation die Gestaltung einer nachhaltigen Erfahrung der Teilnehmer, also der Customer Experience, immer wichtiger. Alles andere, etwa die Frage, welche Technologien zum Einsatz kommen, ist dem untergeordnet.
Natürlich werden letztere immer wichtiger, denn sie ermöglichen es im operativen Veranstaltungsmanagement, Inhalte besser zu inszenieren und Prozesse effizient zu steuern.
Überhaupt kann die Bedeutung von Projektmanagement und Prozessoptimierung kaum hoch genug bemessen werden. Nicht zuletzt, weil damit die Kosten gesenkt werden können und mehr Transparenz entsteht. 

Welche Leistungen dürfen potenzielle Kunden von Ihnen erwarten?
René Proske: Wir unterstützen unsere Kunden in allen Bereichen des Veranstaltungsmanagements – von der Strategie bis hin zur Logistik und der operativen Umsetzung aller Prozesse, die in Verbindung mit einem Meeting oder Event stehen. Im Fokus stehen jedoch sogenannte Strategisches Meeting Management Programme.

Ein Strategisches Meeting Management Programm, was ist das?
René Proske: Der Begriff „Strategisches Meeting Management Programm”, abgekürzt SMMP, wurde zuerst von der Global Business Travel Association (GBTA) geprägt, der weltweit führenden Organisation für Geschäftsreisen und Branchentreffen. Wir sehen SMMPs als strategische Programme, die Meetings und Events unternehmensweit so strukturieren, dass Transparenz entsteht. Kosten werden erfasst und klare Reportings ermöglicht. Zulieferer lassen sich leichter managen und Verfahrensweisen standardisieren. Außerdem ist die Einhaltung von Compliance-Regeln wesentlich vereinfacht.

Warum und wann sollten Unternehmen ein SMMP in Erwägung ziehen?
René Proske: SMMPs bringen vor allem für die Unternehmen einen erheblichen Mehrwert, die über das Jahr hinweg viele unterschiedliche Meetings und Events realisieren. Durch die Etablierung nachhaltiger Prozesse lassen sich für sie Business-Ziele viel leichter erreichen. Und es entsteht ein höheres Maß an Transparenz und Vergleichbarkeit.
Ein Beispiel: Viele Unternehmen wissen gar nicht, wie viele Veranstaltungen pro Jahr eigentlich bei ihnen stattfinden. Das ist durchaus problematisch, denn so bleiben viele Synergien ungenutzt. Aufwand und Kosten werden unnötig in die Höhe getrieben. Dabei wären Metriken für Reportings problemlos implementierbar. Sie zeigen dann, wo Dinge optimiert werden können und wie sich Kosten langfristig senken lassen – etwa durch die zentrale Buchung von Dienstleistern. Auch können etwaige Risiken besser erkannt werden.

Wie lässt sich der Erfolg von Events, Meetings oder Veranstaltungen eigentlich messen?
Markus Struppler: Dazu gibt es unterschiedliche Ansätze und vielfältige Stellgrößen. Das wichtigste dabei: Controlling und Evaluation müssen bereits bei der Konzeption von Veranstaltungen berücksichtigt werden. Nachdem Ziele festgelegt sind, können wir gemeinsam mit dem Kunden die entsprechenden Kennzahlen und KPIs entwickeln. Diese helfen uns zu bewerten, wie erfolgreich wir waren. Wo haben wir die Messlatte übertroffen, wo wurde sie sie möglicherweise gerissen – und wo müssen wir an Stellschrauben drehen: Solche Fragen gilt es, zu beantworten.

Wie schnell amortisiert sich die Einführung eines SMMP in der Regel für Unternehmen?
Markus Struppler: Wann sich die Einführung eines SMMP in der Gewinn- und Verlustrechnung bemerkbar macht, hängt immer von den Voraussetzungen und Entwicklungen im Einzelfall ab. Meist dauert es einige Monate, es kann auch über ein Jahr sein, bis die Kosten für den Veranstaltungsbereich merklich sinken. Die Vorteile, die mit einem SMMP verbunden sind, offenbaren sich jedoch ungeachtet der finanziellen Kennzahlen oft schon sehr schnell: Etwa dadurch, dass die Zusammenarbeit über Abteilungen hinweg besser funktioniert. Es entsteht sehr bald mehr Transparenz und es die Schnittstellen zu Dienstleistern werden optimiert. Das Wichtigste ist bei alledem: Die Einführung von KPIs führt dazu, dass Veranstaltungen von Anfang an durchdachter geplant werden, weil man die Ziele klarer vor Augen hat. All das macht ein SMMP schon nach kurzer Zeit sehr wertvoll.

Wie sehen Sie die zukünftige Entwicklung – in der Veranstaltungsbranche, aber auch darüber hinaus?
René Proske: Ich denke, wir können sehr optimistisch in die Zukunft blicken. Wir haben das Glück, in einer Zeit zu leben, die von unglaublich großen Chancen geprägt ist. Wenn wir etwa die Digitalisierung nehmen: Die damit verbundenen Möglichkeiten sind immens. In vielen Unternehmen verändert sich die Kultur zum Positiven – Stichwort New Work. Auch in Bezug auf Bildung und Infrastruktur haben wir im deutschsprachigen Raum eine sehr gute Basis. Daher können wir sehr positiv und optimistisch auf das schauen, was vor uns liegt. Ich persönlich wünsche mir, dass wir alle öfter mal einfach Dinge ausprobieren, selbst wenn mal was schiefgeht. Eine Fehlertoleranzkultur wie im Silicon Valley ist definitiv eine Chance auf Innovation.

Über die Interviewpartner

René Proske (CEO) und Markus Struppler (CFO), Geschäftsführer der Proske GmbH.

Die Proske GmbH, eine Veranstaltungsagentur mit rund 80 Mitarbeitern und vier Standorten in Deutschland und den USA, implementiert Strategische Meeting Management Programme (SMMP) und bietet kreative und logistische Dienstleistungen.

www.proske.com

Aufmacherbild / Quelle / Lizenz
Bild von Gerd Altmann auf Pixabay

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