Digital Workplace: Herausforderung und Chance zugleich

Gemeinsam bessere Ergebnisse erzielen

Autor: Björn Nettingsmeier

Die Arbeitskultur wandelt sich massiv – nicht nur in Folge der Corona-Krise. Da die Anzahl der Digital Natives, die einen selbstverständlichen Umgang mit digitalen Technologien pflegen, kontinuierlich steigt, müssen Unternehmen gut funktionierende und miteinander integrierte IT-Systeme bereitstellen – was vielerorts noch nicht der Fall ist. In solchen Unternehmen ist es nicht möglich, orts- und zeitunabhängig im Homeoffice zu arbeiten, Wissen unkompliziert auszutauschen und Inhalte einfach bereitzustellen. Vor diesem Hintergrund ist der Umstieg auf Digital Workplaces eine große Chance, die sich zukunftsorientierte Firmen nicht entgehen lassen.

Während manche Unternehmen bereits erste Ansätze in Sachen digitaler Arbeitsplatz umgesetzt haben, denken andere nicht einmal darüber nach. Laut einer Studie von Crisp Research[1] gibt es bei den kleinen Firmen die größten Extreme. Auf der einen Seite stehen historisch gewachsene Betriebe, wie etwa kleine Ladenlokale, in denen ein persönlicher Kundenkontakt besonders wichtig ist und die darum auf technologische Unterstützung weitestgehend verzichten. Auf der anderen Seite gibt es Startups, die von Beginn an mit neuesten Technologien vertraut sind.

Der Mittelstand gibt ein homogeneres Bild ab. Wenige Mittelständler haben bisher ein Digital-Workplace-Konzept eingeführt, knapp zwei Drittel sehen konkreten Handlungsbedarf und wollen in den nächsten zwei Jahren nachziehen. Große Unternehmen sind noch etwas besser aufgestellt. Etliche Konzerne haben bereits erste Projekte angestoßen. Über ein Intranet stellen sie Informationen intern bereit und kommunizieren miteinander. Die Mehrzahl der Unternehmen ist zuversichtlich, den kompletten Wandel innerhalb der nächsten drei Jahre vollziehen zu können. Dass Handlungsbedarf besteht, haben 93 Prozent der Unternehmen jeglicher Größe verstanden: Sie planen, ihre Budgets für die Einrichtung von Digital Workplaces aufzustocken oder neu zu verteilen.

Intranet ist erst der Anfang

Um zu verhindern, dass Mitarbeiter in Eigenregie digitale Anwendungen nutzen, welche nicht die unternehmenseigene IT bereitstellt (Schatten-IT), sollten Unternehmen schnellstmöglich in digitale Arbeitsplätze investieren. Dabei ist ein Intranet nur der erste Schritt. Ohne eine kontinuierliche Weiterentwicklung verkommt es zur reinen Dokumentenablage. Um die Belegschaft zur aktiven Mitarbeit zu motivieren und echtes Teamwork zu fördern, braucht es zum Beispiel Erweiterungen um Social-Media-Features (Social Collaboration). Jedoch sind mit der Zeit gewachsene und komplexe Prozessketten nicht über Nacht durch effiziente digitale Workflows ersetzbar. Darum ist ein schrittweises Vorgehen ratsam.

Relevante Anwendungen bedarfsgerecht integrieren

Die individuellen Bedürfnisse im Hinterkopf behaltend, integriert ein Digital Workplace alle relevanten Daten, Systeme, Informationen und Services zu einer zentralen Plattform, auf die Mitarbeiter zeit- und ortsungebunden zugreifen können – von ERP- über BI- und CRM- bis hin zu Warenwirtschafts- und vielen anderen Lösungen. Da weitere Anwendungen ebenfalls integrierbar sind, bleiben Unternehmen langfristig flexibel. Mitarbeiter können etwa Urlaubsanträge bearbeiten, Reisekosten verwalten und Projektmanagement-Aufgaben planen. Ein rollenbasiertes Rechtemanagement und optimierte Freigabeprozesse mit Erinnerungsfunktion schaffen den nötigen Compliance-Rahmen.

„Die IT-Architektur des Digital Workplace muss den individuellen Bedarf genau widerspiegeln. Andernfalls besteht das Risiko, dass Mitarbeiter die neue Lösung nicht akzeptieren.“
Björn Nettingsmeier

Individuell kommunizieren

Über ihr individuelles Dashboard mit einfach strukturierter Oberfläche greifen Anwender bequem auf die erforderlichen Anwendungen und Informationen zu. Dort finden sie auch eine Übersicht der anstehenden Aufgaben, Termine und Erinnerungen. Um sich zum Beispiel im Homeoffice und auf Geschäftsreise mit Kollegen, Partnern und Kunden abzustimmen, sind integrierte Collaboration-Lösungen besonders wichtig. In virtuellen Arbeitsräumen mit Social-Media-Elementen können variable Teams bedarfsgerecht und unkompliziert zusammenarbeiten. Im Hinblick auf die eingesetzte Hardware haben Smartphones und Tablets einen sehr hohen Stellenwert, insbesondere im Rahmen eines BYOD-Szenarios (Bring your own device). Aber auch altbewährte Arbeitsmittel wie das Telefon gehören zu einem modernen Digital Workplace. Als hochtechnisierte Collaboration-Anlage fügt es sich in die neue Unified-Communications-Architektur ein: Alle Kontaktinformationen stehen zentral bereit und sind je nach Berechtigung nutzbar. Die Kontaktaufnahme kann wahlweise text-, sprach- oder videobasiert erfolgen. Vorintegrierte Tools für Screensharing, Videokonferenzen und Chats machen es möglich.

Den Wandel aktiv begleiten

Natürlich ist der Umstieg auf ein Digital-Workplace-Konzept mit einer Vielzahl an strukturellen, operativen und administrativen Veränderungen verbunden. Neben einem professionellen Change Management ist darum auch eine individuelle Strategie für die Digitalisierung der etablierten Abläufe sehr wichtig. Viele Unternehmen befürchten, dass die steigende Mobilität und Flexibilität im Hinblick auf die Wahl des Endgeräts bestehende Prozesse und Strukturen aufweichen. Ja, genau darum geht es. Veränderung ist ausdrücklich gewollt. Damit die Umstellung so reibungslos wie möglich verläuft, braucht es eine ausgearbeitete Roadmap mit definierten Zwischenzielen. Die IT-Architektur des Digital Workplace muss den individuellen Bedarf genau widerspiegeln. Andernfalls besteht das Risiko, dass Mitarbeiter die neue Lösung nicht akzeptieren. Darum ist es unverzichtbar, die Belegschaft frühzeitig einzubeziehen.

Auch die Auswahl der passenden Systeme und Tools sollte mit Bedacht geschehen. Schließlich sollen sie sich an bestehende Prozesse und Strukturen bestmöglich anpassen lassen. Damit die Mitarbeiter die Digital-Workplace-Lösung effizient nutzen können, sind initiale Trainings und Schulungen ebenso ratsam. Die späteren Anwender sollten sich zunächst in einem geschützten Rahmen mit der neuen Arbeitsumgebung vertraut machen können, damit es dann möglich ist, Prozesse und Strukturen an ihren tatsächlichen Bedarf anzupassen. Überhaupt empfiehlt es sich, in diesem Zuge jegliche Workflows kritisch zu hinterfragen und gegebenenfalls zu optimieren.

Eine unausweichliche Investition in die Zukunft

Qualifizierte Mitarbeiter zu gewinnen und zu halten, wird zukünftig über den Erfolg von Unternehmen mitentscheiden. Um die gewünschten Bewerber von sich zu überzeugen, sind digitale Arbeitsplätze nicht erst in Zukunft ein entscheidendes Kriterium. Neben Vorteilen im Recruiting sprechen weitere Vorzüge für die Einführung von Digital-Workplace-Lösungen. Nur mit einer IT-Infrastruktur, die eine kollaborative Zusammenarbeit ermöglicht und unterstützt, können Unternehmen das volle Potenzial einer immer digitaleren Geschäftswelt ausschöpfen.

Digital Workplaces tragen dazu bei, nicht nur die Geschwindigkeit und Effizienz von Geschäftsprozessen zu steigern, sondern auch, die Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit zu erhöhen, während sie zugleich Fehlerquote und Kosten senken – und das nachhaltig. Auch wenn das Backend eines Digital Workplace oftmals komplexe Strukturen birgt, muss dem nicht unbedingt ein tiefgreifendes, kompliziertes Architekturmodell zugrunde liegen. In kleinen Unternehmen kann schon eine individuell angepasste Standard-Lösung Großes bewirken. Digitale Arbeitsumgebungen zu schaffen, ist insofern weniger eine Option als vielmehr eine Verpflichtung, sofern Unternehmen auch in Zukunft erfolgreich am Markt bestehen wollen.

Whitepaper

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