CLM: Der unterschätzte Beitrag zur Digitalisierung der Unternehmen
Die vergangenen anderthalb Jahre haben in Deutschland und vielen anderen Ländern der Welt gezeigt, wie wichtig es mittlerweile ist, Geschäftsprozesse zu digitalisieren. War es in der Vergangenheit eher so, dass die digitale Transformation oft auf die Produktion – Stichwort Industrie 4.0 – bezogen wurde, so stand ein Bereich bisher in der Wahrnehmung eher im Hintergrund: das Vertragswesen.
Doch diese Betrachtungsweise ist zumindest zweifelhaft, denn Verträge definieren die Geschäftsbeziehungen zu anderen Unternehmen, den Mitarbeitern oder auch Organisationen. In den Verträgen sind die Rechte und Pflichten definiert, und diese können digital erfasst, automatisiert überwacht und in die Geschäftsprozesse eingebunden werden.
Doch sind im traditionellen Verständnis Verträge Dokumente aus Papier, die in irgendwelchen Akten schlummern, bis sie entweder ausgelaufen sind oder im Falle einer potenziellen juristischen Auseinandersetzung Klarheit bringen sollen. Viele große Unternehmen werden hier vielleicht auf ein DMS (Dokumenten-Management-System) setzen, um letztendlich das papierbasierte Dokument digital zu verwalten. Doch der Inhalt der Verträge, der eigentliche Wert, bleibt davon vollkommen unberührt.
„Es geht darum, die Inhalte der Verträge einfacher recherchierbar zu machen“, erklärt Martin Mohr den Einsatzzweck von CLM.
„Immer mehr Organisationen haben erkannt, dass es nicht darum gehen kann, ineffiziente physische Prozesse nun in der gleichen ineffizienten Form digital abzubilden, sondern mithilfe von CLM („Contract Lifecycle Management“) den nächsten Schritt zu machen“, erklärt Martin Mohr, Vice President Business Development and Alliances EMEA, Icertis. „Dabei geht es darum, die Inhalte der Verträge einfacher recherchierbar, verwaltbar und auch wieder nutzbar zu machen, sprich, den gesamten Vertragsprozess effizienter und risikoärmer zu gestalten.“ CLM in seiner höchsten Form ermöglicht dann die Integration der Vertragsinhalte in die Geschäftsprozesse und die dafür eingesetzten Plattformen. Möglich ist dies mit Icertis Contract Intelligence (ICI).
Einige der weltweit größten und bekanntesten Unternehmen haben den Wert dieser Integration erkannt und setzen auf die aus Sicht der Marktforscher von Gartner und der von Forrester führenden CLM-Plattform von Icertis. International zählen beispielsweise Microsoft, Google und Harley-Davidson zu den Kunden, aber auch in Deutschland nutzen Unternehmen wie Daimler, die Datev oder Porsche die Plattform ICI. Der Sportwagenhersteller hat ICI in 18 Geschäftsbereichen implementiert und verwaltet damit über 100 verschiedene Vertragstypen – von Entwicklungsvereinbarungen bis zu Immobilienverträgen.
„Der richtige Umgang mit Verträgen ist ein wesentlicher Baustein des Erfolgs der Porsche AG“, erklärte Dr. Melanie Schenk, Rechtsbeistand der Porsche AG. „Mit Icertis Contract Management können wir jetzt alle relevanten Abteilungen transparent in den Prozess der Vertragsabstimmung integrieren. Zudem unterstützt es die Fachbereiche in der Vertragsabwicklung z. B. durch die Möglichkeit der digitalen Unterzeichnung, Fristenkontrollen und eine jederzeit nachvollziehbare, personenunabhängige Ablage.“
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