Wozu braucht man ein Global Payroll- und HCM System?

Gesellschaftliche und wirtschaftliche Veränderungen stellen deutsche Unternehmen regelmäßig vor neue Herausforderungen, so dass diese sich weiterentwickeln müssen, wenn sie Schritt halten wollen. Dazu gehören sowohl Änderungen durch den Gesetzgeber (z.B. DSGVO, Gesetze zu Teilzeitarbeit), als auch neue Technologien, wie beispielsweise die Nutzung von KI. Diese und weitere Entwicklungen müssen von HR-Abteilungen in allen Ländern, in denen ein Unternehmen tätig ist, korrekt und jeweils zeitnah in die eigene Praxis implementiert werden. Zudem führt der stetige Kostendruck dazu, dass viele Aufgaben mit gleich viel oder sogar weniger Personal durchgeführt werden müssen und es stellt sich die Frage: Wie kann man Prozesse automatisieren oder vereinfachen?

Die KPMG’s HR Transformation Survey hat rund 900 Führungskräfte in 48 Ländern befragt und herausgefunden, dass etwa die Hälfte der Meinung ist, eine intelligente Automatisierung würde erhebliche Veränderungen für das Unternehmen bewirken und die Prozessautomatisierung würde einen spürbaren Einfluss auf das HR-Betriebsmodell haben. Die Umfrage deutet darauf hin, dass der Schwerpunkt bei intelligenten Automatisierungsaktivitäten auf Talent-Management (61 Prozent) und Talent-Akquisition oder Onboarding (57 Prozent) lag.

Die Umfrage ergab weiterhin, dass drei von vier Organisationen, die sich mit HR-Transformation befassten, komplexe Initiativen erfolgreich durchgeführt haben. In dieser Gruppe gab es gemeinsame Merkmale wie Änderungen der Betriebsmodelle neben ihrer Implementierung (72 Prozent), Erstellen eines Business Case mit eindeutigen Erfolgsmaßnahmen (73 Prozent) und als Wertsteigerung für das Unternehmen (89 Prozent). Während die meisten HR-Initiativen entweder die Erwartungen erfüllen (44 Prozent) oder diese übertreffen (32 Prozent), fehlten mehr als der Hälfte (59 Prozent) der Unternehmen ein Geschäftsmodell bzw. Messdaten, um die Ergebnisse zu messen.

Eine weitere interessante Erkenntnis ist, dass 27 Prozent der befragten Führungskräfte die HR-Funktion als ein wichtiges Business-Asset betrachteten, wobei evidenzbasierte HR-Mitarbeiter als der wichtigste HR-Mehrwert bezeichnet werden konnten, gefolgt von einem Übergang zum Personal der Zukunft. Es wurde jedoch hervorgehoben, dass Defizite bei der Unterstützung von HR-Technologien (43 Prozent) und ein unzureichendes Änderungsmanagement (36 Prozent) die entscheidenden Hindernisse für die Bereitstellung von strategischem Wert durch HR sind. Die wichtigsten erwarteten Vorteile von intelligenten Automatisierungsinvestitionen waren die Verbesserung der Leistung (56 Prozent) und die Befreiung von Ressourcen oder Mitarbeitern für mehr strategische Arbeit (54 Prozent). ¹

Man kann daraus drei Ziele zusammenfassen, die Unternehmen als Folge der HR-Transformation zur Digitalisierung und Standardisierung von HR-Prozessen anhand eines globalen HCM-Systems führt: Zunächst ein sauberes und schnelles Reporting mit zuverlässiger Analyse und Transparenz, dann die Einführung oder Erweiterung von Self-Service-Angeboten und zuletzt eine einheitliche Stammdatenbank sowie gleichartige Prozesse der Grund für die Einführung eines HCM-Systems. Insgesamt geht es um eine Optimierung der Abläufe und eine Zeitersparnis, beispielsweise um zeitnah benötigte Auswertungen für Analysen, Reporting und Investitionsentscheidungen an den Vorstand zu liefern.

Warum ist ein globales Payroll-System wichtig, was sind die Probleme dabei und wie sind diese zu lösen?

Entweder Unternehmen haben bereits ein HCM-System im Einsatz oder es soll eines eingeführt werden – wird die Datenkonsolidierung zwischen Payroll- und HCM-System nicht berücksichtigt, befindet sich Sand im Getriebe. Dabei wird Payroll oft vergessen oder bei der Evaluation im Vorfeld als nicht wichtig eingestuft. Das bereits genannte Ziel einer einheitlichen Stammdatenbank ist dabei mit einem Payroll-System sehr einfach zu lösen, denn die komplettesten HR-Stammdatenbanken sind in der Payroll zu finden. Die Frage der Anbindung der lokalen Payroll-Lösungen sollte also bereits in der Konzeptionsphase des HCM-Systems beantwortet werden.

Ein häufig beobachtetes Problem mit parallellaufenden HCM- und Payroll-Systemen ist die doppelte Dateneingabe. Da in den Standardausführungen des HCM-Systems oft keine Kennziffern enthalten sind, die in der Buchhaltung und HR benötigt werden, ist ein Wegfall des Payroll-Systems keine Lösung, sonst wird die Erstellung eines durchgängigen Reportings zur Mammutaufgabe. Die Doppeltdatenhaltung mindert auch die Akzeptanz der Mitarbeiter, die sich die Frage stellen: „Warum sollten wir ein weiteres System pflegen?“

Es gibt allgemein drei Möglichkeiten diese und weitere nicht näher genannte Probleme zu lösen, deren Unterschiede im internen Zeitaufwand und den damit verbundenen Kosten liegen. Individuelle Schnittstellen zu lokalen Gehaltsabrechnungen sind mit einem sehr hohen internen IT-Aufwand verbunden. Bei beispielsweise zehn Niederlassungen in verschiedenen Ländern bedeutet dies, dass zehn Schnittstellen erstellt und gepflegt werden müssen. Globale Lösungen zur Entgeltabrechnung mit Tiefenintegration zum HCM-System bieten den Vorteil, dass der Anbieter sowohl die Pflege als auch die Compliance-Konformität in den jeweiligen Ländern übernimmt. Diese Lösung bietet im Ergebnis daher meistens die größte Kosteneinsparung. Zuletzt gibt es noch hybride Lösung aus globaler Payroll und Schnittstellen zum HCM-System, die jeweils individuell geplant und erstellt werden.

Welcher Mehrwert ergibt sich aus einem globalen Payroll-System?

Um den sich individuell ergebenden Mehrwert eines Global Payroll-Systems zu rechtfertigen, ist eine Business-Case-Betrachtung integraler Projektbestandteil. Welchen Mehrwert hat so ein Business Case? In einer CEO Befragung von KPMG kam heraus, dass 60 Prozent der CEOs eine Neuaufstellung ihrer HR Abteilung planen. Dies zeigt, dass Modernisierung und die Wichtigkeit von HR angekommen sind in den Köpfen der Entscheider und im HR selbst. Die KPMG Studie zeigte, dass über die Hälfte der Unternehmen keinen Business Case haben, um den Erfolg eines Transformationsprojektes zu messen.

Die Wichtigkeit des Business Cases wurde zu Beginn bereits in der KPMG-Studie herausgestellt. Es ist zudem empfehlenswert diese gemeinsam mit dem Payroll-Anbieter durchzuführen, da die meisten Unternehmen die logisch anfallenden Kosten in den Business Case einrechnen, andere wichtige Kosten jedoch vergessen. Zur ersten Gruppe gehören: Personal-Payrollkosten, HR-Controlling-Kosten und weiche Kosten (z. B. Risikominimierung durch Auslagerung oder Optimierung des Lieferantenmanagement). Neben diesen gibt es Kostenblöcke, die von Unternehmen bei eigenen Business Cases oftmals bei einer Gesamtbetrachtung zwischen Payroll- und HCM-Lösungen unbeachtet bleiben aufgrund der mangelnden Erfahrung beim Erstellen solcher Cases – wodurch es dann in der Argumentation an Belegen und Einblicken fehlt. Bei einer Zusammenarbeit des eigenen Unternehmens mit einem Payroll-Anbieter werden sicher alle anfallenden Kosten aufgestellt und ein Soll-Ist-Vergleich eruiert, mit dem intern das eigene Standing als HR-Abteilung oder CEO gesichert wird, um einen sauberen Business Case liefern zu können. Zu den oft vergessenen Kosten gehören IT-Kosten sowie Schnittstellen- und Prozesskosten.

Eine Analyse kann große Optimierungspotentiale identifizieren, sei es im Bereich Schnittstellen-, Personal- und Compliance-Kosten (z.B. doppelte Datenpflege entfällt, Compliance-Haftung teilweise outsourcen) oder bei Aufwendungen im IT- und HR-Controlling (z.B. Outsourcing der Wartung und Updates, Einsparungen bei Reporting). Das Resultat ist, dass Firmen ihre Investments nach der Einführung einer globalen Payroll-Lösung bis zu 5 Prozent höher bewerten. Der sich ergebende Mehrwert liegt in der Prozessstandardisierung, Automatisierung, Schnittstellenpflege, Anwenderfreundlichkeit, Rechtskonformität, HR Analysen, Kostentransparenz, einfachen Datenpflege und Skaleneffekte (z.B. Mitarbeitermotivation, Ressourcenfreischaltung).

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1 Quelle: https://www.humanresourcesonline.net/all-the-big-trends-for-hr-transformation-in-2018/