Workplace Services – eine Herausforderung an den Workflow moderner Unternehmen
Stephan Teichmann, Geschäftsführer von HBC Service erklärt, warum Workplace Service Partner aus seiner Sicht für Unternehmen Mehrwerte schaffen können.
Zu Workplace Services zählt nicht nur die Reinigung – das ist das klassische veraltete Bild. Ein Servicepartner von heute schafft darüber hinaus Mehrwerte und übernimmt angrenzende Services zur Entlastung der Mitarbeiter im Unternehmen. Darunter verstehen wir bei HBC Service zum Beispiel Empfangsservice für Besucher, die Verwaltung von Bestellungen, Post- und Paketdienste, die Organisation von Cateringaufträgen, die Versorgung der Mitarbeitenden mit Getränken und Snacks bis hin zur Inventarisierung und Bestellung von Büromaterialien.
Arbeitgeber können vor einer Fülle von Herausforderungen stehen, die New Work mit sich bringt. Dazu zählt u.a., dass die tägliche Belegung von Räumen nicht mehr planbar ist und es Kosteneinschränkungen gibt, die den steigenden Ansprüchen von Mitarbeitenden im sogenannten War for Talents entgegenstehen. Auch für gut aufgestellte Office Management Teams in Unternehmen sind diese sich täglich ändernden Herausforderungen eine Belastung. Daher ist es für Unternehmen wichtig, einen starken Servicepartner zu haben, der flexibel auf die sich verändernden Anforderungen reagieren kann.
Ein moderner Workplace Service Partner erledigt das Kerngeschäft und unterstützt Unternehmen zusätzlich bei allen angrenzenden Services wie Umzugsorganisation im Unternehmen, Barista-Services, Organisation von Snackautomaten, Verwaltung des Inventars an Büromaterial uvm. Je flexibler der Partner, desto größer ist auch die Entlastung für Unternehmen im Hinblick auf Kapazität, Leistungsumfang und Anpassungsfähigkeit.
Unternehmen sollten ein stärkeres Bewusstsein für Workplace Services schaffen
Stephan Teichmann
Das Thema Workplace Services in Büros ist ein Thema, das Unternehmen aus zwei Aspekten nicht unterschätzen sollten:
- Zum ersten sind diese für die Bindung der Mitarbeiter ans Unternehmen elementar, denn die Mitarbeiter fühlen sich wohl, wenn bei den internen Abläufen alles „rund“ läuft und der Arbeitgeber als gut organisiert und gut strukturiert wahrgenommen wird und auch die Arbeitsumgebung aufgeräumt und ordentlich ist
- Workplace Services sind nur ein großer Kostenfaktor für Unternehmen, wenn diese unorganisiert ablaufen. Gibt es keinen konkreten Plan für die Workplace Services, dann binden diese auflaufenden Aufgaben schnell sehr viele internen Ressourcen und kosten Unternehmen langfristig viel Geld, Frustration beim eigenen Personal und auch Enttäuschungen bei Besuchern, die in einem ungeordneten Chaos ankommen
Oft fehlt in Büros jedoch das Bewusstsein für diese Services und sie fallen erst auf, wenn sich Mitarbeiter beklagen, dass Sie von ihren Aufgaben her überlastet sind und nicht mehr zu ihren Kernaufgaben kommen, weil Unerledigtes von ihren angrenzenden Aufgaben zuerst abgearbeitet werden muss: Oder im schlimmsten Fall erst dann, wenn sich Kunden oder Besucher beschweren.
Die Zusammenarbeit mit Workplace Service Partnern ist die bessere Lösung
Bei HBC Service setzen wir daher auf eine gute Planung und auch Kontrolle der Servicequalität im eigenen Unternehmen sowie bei unseren Kunden. Auch die Digitalisierung ermöglicht es Unternehmen heutzutage, ihre internen Abläufe viel effizienter zu gestalten. Mit unseren eigens dafür entwickelten digitalen Planungstools unterstützen wir unsere Kunden für eine Verbesserung der Abläufe im Büro. Durch die Zusammenarbeit mit einem externen Workplace Service Anbieter können Unternehmen ihre internen Ressourcen besser einsetzen für die eigentlichen Kernaufgaben und so angrenzende Tätigkeiten einem darauf spezialisierten externen Partner anvertrauen.
„Jedes Unternehmen kann seine Prozesse täglich noch nachhaltiger, digitaler und noch effizienter gestalten und dabei sogar Kosten sparen.“
Stephan Teichmann
Interne Ressourcen schonen in Zeiten des Fachkräftemangels
Das Thema Ressourcenschonung ist gerade in Zeiten des Fachkräftemangels nicht zu vernachlässigen. Haben Büros einmal fachlich qualifizierte und persönlich ins Team passende Mitarbeiter gefunden, so gilt es, diese auch langfristig ans Unternehmen zu binden. Denn Recruiting, Onboarding und wieder neue Stellen ausschreiben zu müssen, weil Mitarbeiter nicht so lange im Unternehmen bleiben möchten, kosten viel Zeit, viele interne Ressourcen und viel Geld.
Mit einem qualifizierten externen Workplace Service Partner haben Unternehmen mehr Zeit, mehr interne Ressourcen und auch mehr Budget für die eigentlichen Kernaufgaben.
Creative Commons Lizenz CC BY-ND 4.0
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