Wie gestaltet man Büros sicher und kollaborativ?

Dies ist ein Gastbeitrag von Nikolay Kolev, Managing Director Nord- und Zentraleuropa bei WeWork

Covid-19 hat eine seismische Verschiebung in der Art und Weise, wie wir arbeiten, beschleunigt, und uns die Vor- und Nachteile sowohl der Arbeit von zu Hause als auch von traditionellen Bürokonzepten aufgezeigt. Vor der Pandemie lag die durchschnittliche Auslastung von Büroräumen bei lediglich 50 bis 60 % – MitarbeiterInnen waren bei Kunden, auf Geschäftsreisen, in Meetings, krank oder im Urlaub (Quelle: Deloitte). Das zeigt, dass das Büro für viele Unternehmen primär der „Unterbringung“ der MitarbeiterInnen diente, ohne jedoch die tatsächlichen Arbeitsweisen ihrer Teams zu berücksichtigen. 

Gleichzeitig hat Covid das Büro als kritische Unternehmensressource bestätigt: Eine aktuelle Studie zeigt, dass MitarbeiterInnen, die regelmäßig an ihren Arbeitsplatz zurückkehren eine signifikant höhere Arbeitsmoral aufwiesen und zufriedener und motivierter waren als diejenigen, die ausschließlich von zu Hause aus arbeiten. 

Es ergeben sich also essentielle Vorteile für das Wohlbefinden der MitarbeiterInnen und die Wirtschaftlichkeit von Unternehmen, wenn sie ihr Arbeitskonzept jetzt neu denken und für die neue Art zu arbeiten rüsten. 

Modulierbare Flächen für Zusammenarbeit

Das Büro muss jetzt für die Aktivitäten und soziale Interaktion optimiert werden, die zu Hause nicht stattfinden können. Für viele Teams ergibt sich daraus ein hoher Bedarf an Flächen, die Kreativität und produktive Zusammenarbeit fördern. Gleichzeitig ist nicht außer Acht zu lassen, dass viele MitarbeiterInnen zuhause keinen dezidierten Arbeitsplatz haben oder die dortigen Umstände die Konzentration und Motivation beeinflussen, weshalb sie extern eine Umgebung für fokussiertes Arbeiten brauchen. 

Das neue Bürokonzept muss das richtige Gleichgewicht entlang dieser Bedürfnisse finden. Steht die aktive Zusammenarbeit und Brainstorming im Vordergrund, braucht es vor allem gemeinsame Interaktionsflächen, die produktiven Austausch ermöglichen und Gespräche anregen. Bei WeWork arbeiten wir mit flexiblen Möbel-Modulen, die sich schnell an eine Vielzahl von Situationen anpassen lassen, einschließlich formaler Konferenzen, Brainstorming-Bereiche und Präsentationsflächen. An den stark frequentierten Bereichen Eingangs- und Küchenbereichen finden sich bei uns softe Möbel mit Lounge-Charakter, die den sozialen Austausch fördern – dort, wo er intuitiv stattfindet. Gleichzeitig gibt es Platz für konzentriertes Arbeiten frei von Ablenkungen, abseits der Interaktionsflächen. Gut gestaltete Arbeitsbereiche müssen den Anteil dieser Flächen genau abwägen, und hier sind leicht konfigurierbare Flächen im Vorteil. Wieviel Raum welche Fläche einnimmt, erarbeiten wir individuell mit unseren Mitgliedsunternehmen anhand von ihrem Feedback zu den Arbeitsstilen ihrer Teams.

Für mindestens das kommende Jahr werden jedoch noch immer wichtige Sicherheitsaspekte im Vordergrund stehen, damit sich alle MitarbeiterInnen sicher fühlen und Gesundheitsrisiken minimiert werden. Doch wie lassen sich produktive Zusammenarbeit und Pandemie-Schutz vereinen? 

Das Layout an die tatsächliche Mobilität anpassen

Zusammenarbeit ist derzeit nur mit Abstand möglich, was Anpassungen im Bürolayout erfordert. Diese müssen jedoch unbedingt komplexer gedacht werden, als nur jeden zweiten Schreibtisch abzukleben. Wichtig ist es zu verstehen, wie sich Menschen durch die Räume bewegen – wo sind typische Wege zwischen Schreibtischreihen, wo bleibt man oft an der Ecke auf einen Plausch stehen, wo bilden sich Schlangen? Möglicherweise müssen Schreibtische von Wänden und Fenstern weggerückt werden, um Sackgassen zu beseitigen und Platz für „Einbahnstraßen“ zu und von jedem Sitzplatz zu schaffen. 

Wenn eine Änderung des Layouts nicht möglich ist, sollten Unternehmen ihren Teams flexible Wochentage und/oder Startzeiten anbieten oder ihnen die Möglichkeit geben, von einem Satellitenbüro oder Coworking Space aus zu arbeiten, damit sie Zugang zu einer produktiven Arbeitsumgebungen in der Nähe ihres Wohnortes haben und damit öffentliche Verkehrsmittel vermeiden können, die für viele derzeit noch mit Sicherheitsbedenken assoziiert sind. Durch den Wegfall langwieriger Pendelwege wird außerdem Zeit und Lebensqualität gewonnen – und von zufriedenen, motivierten MitarbeiterInnen profitieren auch Unternehmen.  

Sicherheitsmaßnahmen intuitiv verständlich machen

Wichtig für die sichere Arbeit im Büro ist es weiter, menschliche Fehler so weit wie möglich zu reduzieren, indem die Sicherheitsmaßnahmen allzeit präsent und intuitiv verständlich sind. Dies gibt gleichzeitig die Gewissheit, dass Schritte unternommen wurden, um die Sicherheit aller zu gewährleisten. Bei WeWork arbeiten wir mit leicht lesbare Schildern, Icons, Stickern und Pfeilen, um intuitiv zu vermitteln, wo man gehen, sitzen, anstehen oder eine Maske tragen sollte. Alle hoch frequentierten Bereiche wie Türklinken, Aufzugknöpfe oder Küchenbereiche werden besonders häufig von unseren Teams gereinigt und wir haben insgesamt die Reinigungsfrequenz in unseren Standorten stark erhöht und mit Self-Service Stationen für Desinfektionsmittel, Reiningungstücher und Sprays angereichert. 

Anpassungen in HLK-Anlagen vornehmen und von Best Practices lernen

Die HLK-Systeme verteilen die Luft im Raum und haben daher einen großen Einfluss auf die Verbreitung und das Überleben von Viren in der Luft und auf Oberflächen. Bei WeWork haben eng mit unseren Gebäudebetreiber zusammengearbeitet, um die Frischluftzufuhr und Filterung der Anlagen zu maximieren. Zusätzlich werden wir von externen Expertenteams von Bureau Veritas und International SOS beraten, um unsere Richtlinien konstant zu prüfen und von Best Practices aus anderen Branchen zu lernen. 

Die genaue Ausgestaltung neuer Arbeitskonzepte unterscheidet sich je nach Profil und Prioritäten eines Unternehmens. Doch was für alle gilt ist, dass ein nutzerzentrierter Ansatz, der sich eng an den neuen Bedürfnissen von MitarbeiterInnenn ausrichtet, und Gesundheit und Sicherheit priorisiert, der Schlüssel für produktive und sichere Zusammenarbeit ist.

Weitere Informationen unter:
https://www.wework.com/de-DE

Über den Autor

Nikolay Kolev ist seit Januar 2020 Managing Director zu WeWork. In dieser Funktion ist er für die strategische und finanzielle Neuausrichtung des Flex-Office-Anbieters für die Regionen Nord- und Mitteleuropa verantwortlich.
Als Mitgründer und Geschäftsführer der Deloitte Digital GmbH beriet er große Unternehmen und den öffentlichen Sektor zu allen Aspekten des digitalen Wandels und der Entwicklung neuer Geschäftsmodelle.

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