Mehr als Robotic Process Automation

Über den Funktionsumfang der Automatisierungslösung „b4“ sprach Mario Griffith, Geschäftsführer der AmdoSoft Systems GmbH, mit der TREND-REPORT-Redaktion.

Herr Griffith, welchen Stellenwert nehmen in Zukunft RPA-Lösungen für die IT-Automation ein?
Laut Reserach- und Beratungsunternehmens Gartner ist RPA der Sektor mit dem größtem Wachstumspotenzial und die RPA-Ausgaben werden bis 2022 rund 2,4 Milliarden US-Dollar erreichen. Nicht zu vergessen ist, dass Robotic Process Automation (RPA) vergleichsweise einfach zu implementieren ist und dabei einen schnellen Return on Investment (RoI) verspricht. Unsere RPA-Technologie ist zum Beispiel geeignet um manuelle Aufgaben schnell und einfach zu automatisieren. Dabei imitieren unsere RPA-Tools den manuellen Weg, den ein menschlicher Mitarbeiter geht, um eine Aufgabe zu erledigen. So wird es möglich die Kosten zu reduzieren, die Fehlerquote zu senken und Compliance-Anforderungen können leichter erfüllt werden. Die Anwendungsbereiche der Robotic Process Automation sind sehr vielfältig und reichen von der Erledigung einfacher Routinetätigkeiten bis zur Ausführung komplexer Aufgaben mithilfe von Künstlicher Intelligenz. Typische Anwendungsbereiche sind der Kundenservice. Dort erledigen die Softwareroboter Aufgaben wie die Strukturierung von Kundenanfragen per E-Mail oder über soziale Netzwerke und die Weiterleitung zu den betroffenen Fachabteilungen inklusive erhaltener Informationen wie Dokumente oder Dateien.

Was leistet Ihr Bot für das IT-Service-Management?
Am besten beantwortet ich das mit einem Beispiel im Kontext des Themas „Software-Deployment“ Ein ERP-Anbieter brauchte zum Beispiel bislang 3 Arbeitstage um seine Lösung bei Neukunden bereitzustellen, da der Prozess viele manuelle Schritte beinhaltet. Durch Einsatz von b4/RPA wurde dieser zu 60% automatisiert und dadurch stark beschleunigt. Ein weiteres verständliches Beispiel wäre der „Software-Freigabeprozess“, der vor jeder Einführung einer neuen Versionen von Krankenhausinforamationssystemen (KIS) neu getestet werden muss. Solche Prozesse lassen sich mit RPA jederzeit automatisieren um kosteneffizienter zu arbeiten.

Was machen Software-Roboter?

Software-Roboter führen routinemäßige Prozesse durch, die zwischen Menschen und Applikationen ablaufen.

Hier finden Sie die für RPA geeigneten Prozesse!

  • PC-basierte Tätigkeiten
  • Prozess wird elektronisch gestartet (z.B. E-Mail-Eingang)
  • Datenintensiv
  • Hohe Anzahl an Vorgängen
  • Prozessfluss wechselt häufig zwischen IT-Systemen
  • Einfache, aber fehleranfällige Vorgänge
  • Repetitive, „nicht-wert-schöpfende“ manuelle Tätigkeiten (z.B. Daten aus verschiedenen Quellen zusammenstellen, kopieren)
  • Standardisierte Prozesse (geringe Varianten, Ausnahmen)

Optimierungspotenzial bei Prozessen mit den Merkmalen:

  • repetitiv
  • fehleranfällig
  • regelbasiert
  • digitale Daten involvierend
  • zeitkritisch und saisonbedingt
  • heikle Daten (Datenschutz)

Vorteile für Mitarbeiter:

  • Entlastet Mitarbeiter von langwierigen administrativen Prozessen
  • Schafft Freiraum für Kreativität, wertschöpfendere Tätigkeiten

Anwendungsbereiche für RPA

Die Anwendungsbereiche der Robotic Process Automation sind sehr vielfältig und reichen von der Erledigung einfacher Routinetätigkeiten bis zur Ausführung komplexer Aufgaben mithilfe von Künstlicher Intelligenz.

Typische Anwendungsbereiche sind der Kundenservice. Dort erledigen die Softwareroboter Aufgaben wie die Strukturierung von Kundenanfragen per E-Mail oder über soziale Netzwerke und die Weiterleitung zu den betroffenen Fachabteilungen inklusive erhaltener Informationen wie Dokumente oder Dateien.

Ein weiterer Anwendungsbereich ist die Finanzbranche. Dort lässt sich Robotic Process Automation nutzen, um beispielsweise Konten zu eröffnen, Zahlungen durchzuführen oder Anträge zu prüfen.

Tätigkeiten in der Buchhaltung und im Rechnungswesen

Tätigkeiten im Gesundheitswesen wie die Bearbeitung von Patientenakte.

Tätigkeiten im Supply Chain Management wie die Pflege von Lagerbeständen oder die Verfolgung von Warensendungen

RPA-Aufgaben im Personalwesen sind Arbeiten in der Zeiterfassung oder das Pflegen von Mitarbeiterdaten

Welche Technologien kommen zum Einsatz?
Im Vordergrund bei RPA stehen Software-Roboter, die Prozesse ausführen und einzelne Arbeitsschritte messen und prüfen. Um bestimmte Aufgaben übernehmen und exakt ausführen zu können, müssen RPA-Bots diese vorher „erlernen“ und brauchen dafür eindeutig formulierte Anweisungen und Befehle.
b4 hat ein integriertes Workflow-Management in dem jeder Geschäftsprozess Schritt für Schritt grafisch dargestellt wird und Handlungen nach dem „Wenn-dann-Prinzip“ beschrieben/abgebildet werden.
Prozesse werden von b4-Bots nach definierten Vorgaben bearbeitet und Probleme die zum Beispiel bei der Prozessausführung auftreten direkt mit der IT-Abteilung korreliert, sowie Korrekturprozesse automatisch anstoßen.
Erweitert mit Komponenten Künstlicher Intelligenz, können auch unstruktirierte Daten bearbeitet werden (z.B. Rechnungen/Bestellungen mit unterschiedlichem Layout)

b4 Bots prüfen bzw. automatisieren Geschäftsprozesse. Sie “simulieren” Benutzerinteraktionen und stellen gleichzeitig Daten zur Verfügbarkeit der eingesetzten Lösung zur Verfügung.

Welches Wissen im Unternehmen wird benötigt?
Wichtig sind genaue Kenntnisse zum Prozessablauf. b4 Bots können auch von einem Power User, der nicht Programmierer oder IT-Admin ist, eingearbeitet werden.

Wie funktioniert RPA?
Generell kann man sagen, dass Geschäftsprozesse von Software-Robotern abgearbeitet werden. RPA-Roboter, wie unsere b4 Bots, führen einfach nur menschliche Tätigkeiten auf den gewohnten Nutzeroberflächen aus. Sie loggen sich in Anwendungen ein, verschieben Dateien und Ordner, kopieren und fügen Daten ein, füllen Formulare aus, extrahieren strukturierte und halbstrukturierte Daten aus Dokumenten und vieles mehr. Damit können nun Geschäfts- und Verwaltungsprozesse vollautomatisch verarbeitet und damit abgearbeitet werden.
RPA ist auch eine gute Lösung für die Überwachung und Absicherung von Geschäftsprozessen (E2E-Monitoring). Hierbei werden quasi Tätigkeiten echter Nutzer die am Bildschirm arbeiten von Software-Robotern simuliert und dabei an definierten Messpunkten objektive Daten zu Verfügbarkeit und Leistung von Anwendungen gesammelt, protokolliert und in einem Bericht erfasst. Bei Leistungseinschränkungen oder gar Ausfällen der überwachten Services, wird der zuständige IT-Mitarbeiter alarmiert. Idealerweise können dann proaktive Gegenmaßnahmen eingeleitet werden, noch bevor der Endanwender betroffen ist.

Was unterscheidet RPA von anderen Automatisierungs-Tools?
Der Vorteil von RPA ist Prozesse zu automatisieren, ohne dass bestehende Anwendungen und zugrunde liegenden Systeme verändert oder ersetzt werden müssen. RPA ermöglicht daher eine schnellere und günstigere Prozessautomatisierung. Da Software-Roboter mit ähnlichen Fähigkeiten wie die ihrer menschlichen Kollegen arbeiten, besteht zudem kein Grund die Systeme zusätzlich zu testen.

Was unterscheidet b4 von anderen RPA Lösungen?
AmdoSoft ist spezialisiert in den Bereichen RPA, E2E-Monitoring und IT Automation.
Unsere Software „b4“ hat ein intergriertes Tool mit dem Softwarer-Roboter (b4 Bots) und IT-Agents (b4 Agents) aus einem Workflow parallel bedient werden können.
Dabei arbeiten b4 Agents wie ein IT-Administrator im Hintergrund und automatisieren IT-relevante Prozesse, während b4 Bots Geschäftsprozesse prüfen/automatiseren.

Welche Prozesse können mit RPA optimiert werden und was bedeutet das für die Mitarbeitenden?
Wir sehen als Hauptaufgabe unsere Software zur Prozessautomatisierung so zu gestalten, dass sie einerseits zuverlässig und sauber läuft, andererseits aber auch flexibel genug ist, um für unterschiedlichste Einsatzbereiche gewappnet zu sein.

Welche Bedeutung haben RPA-Technologien im Kontext der digitalen Transformation?
Bei vielen mittelständischen Unternehmen in Deutschland besteht Nachholbedarf in Sachen Digitalisierung der Prozesse. Meist sind die Gründe praktischer Natur: unterschiedliche Prozesse müssen verbunden werden, dadurch auch unterschiedliche Tools. Diese sind häufig von unterschiedlichen Herstellern. Im Unternehmenskontext benötigt man also bspw. APIs. Doch nicht jede Lösung bringt diese im befriedigenden Maße mit sich. Hier zeigt sich RPA als ideale Lösung, um bestehende Komponenten schnell und einfach zu verbinden. Denn genau wie ein Mitarbeiter es auch erledigen würde, kann der Bot den Prozess durchgehen. Wo bspw. ein Mitarbeiter Daten von einem Programm – etwa vom E-Commerce-Tool – in die Warenwirtschaft übergeben kann, um eine Rechnung zu schreiben, kann dies auch ein Bot. Dabei sind Übertragungsfehler durch z.B. Unachtsamkeit ausgeschlossen. Dem Bot müssen die notwendigen Schritte nur „beigebracht“ werden, schon kann er loslegen.

Alternative dazu ist die Anschaffung von neuen Anwendungen, dafür fehlen Softwareentwickler und die Kosten sind zu hoch. Gleichzeitig begeht man die Gefahr eines Vendor-Lock-In und begibt sich bspw. in eine durchgängige, aber von diesem einen Hersteller abhängige Lösung.