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Lieferketten im Fokus

Robin Schmeisser zeigt auf, wie intelligentes Vertragsmanagement bei den Bedarfen des Lieferkettengesetzes helfen kann.

Mit Beginn 2023 sind alle deutschen Betriebe mit mehr als 3.000 Beschäftigten verpflichtet, das „Gesetz über die unternehmerischen Sorgfaltspflichten in Lieferketten“, kurz „Lieferkettengesetz“ (LkSG) umzusetzen, ab 2024 zusätzlich jene mit über 1.000. Die Motivation hinter dem Lieferkettengesetz ist klar: Es geht darum, Umweltschutz-, Nachhaltigkeits- und Menschenrechtsstandards zu wahren – und das über die gesamte Supply-Chain hinweg. Ein modernes, intelligentes Vertragsmanagement-Tool unterstützt dabei auf mehreren Ebenen. Wir sprachen mit Robin Schmeisser von Fabasoft zu dieser Thematik.

Deutschland verkündete bereits im Juli 2021 das Lieferkettengesetz (LkSG), das 2023 in Kraft tritt. Die im Februar 2022 vorgestellte EU-Richtlinie ist allerdings deutlich strenger. Worin liegen zentrale Unterschiede?
Im Kern stimmen das deutsche LkSG und der Richtlinienvorschlag der EU überein: Entlang der Liefer- bzw. Wertschöpfungsketten und natürlich im eigenen Geschäftsbetrieb sind die betroffenen Unternehmen verpflichtet, laufend menschenrechts- und umweltbezogene Sorgfaltspflichten nachweislich zu erfüllen. Wesentliche Unterschiede zwischen dem EU-Gesetzesentwurf und dem LkSG liegen zum Beispiel im erweiterten Kreis der Firmen, für welche die Regelung gilt. Außerdem – und das ist bemerkenswert – in der deutlich konkreter ausformulierten Verantwortung der Unternehmensleitung, die in den Bestimmungen über Pflichtverletzungen im nationalen Recht Berücksichtigung finden soll.

Welche konkreten Maßnahmen können Betriebe ab sofort für eine reibungslose Implementierung ergreifen?
Die Entwicklung gestaltet sich ähnlich der DSGVO. Je näher der Stichtag rückt, desto intensiver laufen die Bemühungen. Im Hinblick auf die Identifikation der Risiken in Lieferketten haben einige Unternehmen ihre Aufgaben bereits erledigt. Hier verlagert sich nun der Fokus auf die Gestaltung und Umsetzung der erforderlichen Maßnahmen. Automatisierung spielt in diesem Zusammenhang eine bedeutende Rolle, da wir überwiegend von jährlich wiederkehrenden Tätigkeiten sprechen, die auf eine Vielzahl von Lieferanten anzuwenden sind.
Im ersten Schritt geht es darum, ergänzende vertragliche Vereinbarungen aufzusetzen und mit den Zulieferern abzuschließen. Smartes, digitales Vertragsmanagement reduziert dabei den Aufwand durch den hohen Automatisierungsgrad und die effiziente Zusammenarbeit interner sowie externer Akteure erheblich.
Mit Vertragsvorlagen und digitaler Klauselbibliothek erstellen die Verantwortlichen die Verträge automatisiert. Über vordefinierte Prüf- und Genehmigungsprozesse gelangen diese Vereinbarungen nach interner Freigabe über Unternehmensgrenzen hinweg direkt zum Lieferanten. Damit fallen nicht nur fehleranfällige und unsichere Systembrüche weg, sondern es bleiben auch alle Aktivitäten – inklusive der integrierten digitalen Signatur – stets nachvollziehbar.

Wie geht es nach diesen einmaligen Aufgaben weiter? Welche Vorgaben definiert das LkSG zur verbindlichen Einhaltung der Sorgfaltspflichten?
Sowohl das Lieferkettengesetz als auch die EU-Richtline sehen vor, die Einhaltung der Standards regelmäßig zu überprüfen sowie die Ergebnisse und die gesetzten Maßnahmen bei etwaigen Auffälligkeiten zu dokumentieren. Um für Audits durch externe Revisoren gerüstet zu sein, braucht es wiederum ein intelligentes Vertragsmanagement-Tool, das die sensiblen Daten und Vorgänge revisionssicher archiviert. Ebenso entscheidend ist, dass in der digitalen Akte hinterlegte Termine mit dem Kalender der beteiligten Personen verbunden sind und diese automatisierte Erinnerungen erhalten.

Sie bieten mit Fabasoft Contracts ein Produkt für digitales Vertragsmanagement. Wie trägt dieses dazu bei, die Erfordernisse des LkSG zu realisieren, und wie lange dauert die Einführung?
Fabasoft Contracts, unser cloudbasiertes Standardprodukt für alle Branchen, liefert auf sämtlichen oben genannten Ebenen die passenden Antworten für die Umsetzung und eignet sich hervorragend für flexibles Arbeiten auf mobilen Endgeräten. Besonders hilfreich sind die übersichtliche Aufbereitung der Lieferanten nach Risikoparametern, die schnelle Einbindung neuer – auch unternehmensfremder – Partner in die Prozesse und der sichere, systembruchfreie Austausch von Unterlagen. Auch die vollautomatisierte Erstellung von Vereinbarungen, also von konkreten Vertragstexten, und die jederzeit nachvollziehbare Dokumentation der Maßnahmen tragen wesentlich zur erfolgreichen und ressourcenschonenden Realisierung der gesetzlichen Sorgfaltspflichten bei.
Das bestehende Vertragsarchiv lässt sich mit dem smarten Tool zur Verwaltung von Vereinbarungen in wenigen Tagen digitalisieren. Unsere Software funktioniert intuitiv. Außerdem unterstützen wir die Kunden bei der Einführung mit zielgerichteten Coachings (Anm. Fabasoft Academy), sodass sie sich bei Bedarf die Vorlagen sowie die individuellen Prüf- und Freigabeworkflows ebenso einfach wie rasch selbst bauen können.


Creative Commons Lizenz CC BY-ND 4.0

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