„eDiscovery ist keine einmalige Sache, sondern ein fortlaufender Prozess“

Viele Anwendungen laufen in Unternehmen. Zentrale Dienste und Anwendungen sind meist gut geordnet und auch dokumentiert. Aber manch wichtige Kommunikation wird nicht in der Datenbank abgelegt, sondern zum Beispiel in Teamchats. Mitunter finden sich genau in solchen Unterhaltungen aber auch rechtlich relevante Aspekte, wie etwa Vertragsfragen. Auch Altanwendungen, die weiterhin mitgeführt werden, um auf bisherige Informationen zurück zu greifen, sind im Sinne von Datenzusammenführung spezielle Fälle.  Und im Zweifel ist bei manchen Hybrid- und Remote-Work-Szenarien doch eben nicht unbedingt klar, wo Daten abgespeichert werden; im schlimmsten Fall auf dem jeweiligen Client. Istvan Puskas von Exterro schildert im Interview, wie Unternehmen mit eDiscovery solche Fälle sinnvoll angehen können.

Unternehmen arbeiten zunehmend mit riesigen Datenbeständen, die an verschiedensten Orten gespeichert sind – mitunter auch sensible Informationen, die für Rechtsverfahren oder Compliance-Anforderungen relevant sind. Wie können die betroffenen Abteilungen dabei den Überblick behalten?
Grundlegend ist die Strategie des Unternehmens. Es gibt unzählige Wege im Umgang mit gespeicherten Daten. Viele davon führen zu purem Chaos, unauffindbaren Informationen und im schlechtesten Fall zum ungewollten Datenabfluss. Es ist daher essenziell, dass Unternehmen zu jeder Zeit die Kontrolle über ihre Daten behalten. Rechtsabteilungen und Compliance-Team sind dabei nicht auf sich allein gestellt, sondern können auf Analysetools und externe Expertise zurückgreifen. Als Basis ist es jedoch wichtig, das eigene Daten-Universum auf Grundlage einer angepassten Strategie von Beginn an zu organisieren und so zentral wie möglich zu halten. eDiscovery-Lösungen helfen dann bei der Indexierung, Klassifizierung und dem Schutz von sensiblen Informationen.

„Es ist essentiell, dass Unternehmen zu jeder Zeit die Kontrolle über ihre Daten behalten“, erklärt Istvan Puskas, Director Sales DACH Corporate bei Exterro. (Quelle: Exterro)

Stichwort eDiscovery: Was steckt hinter dieser Bezeichnung?
Der Begriff stammt aus dem amerikanischem Rechtsraum und bezeichnet den Prozess der Identifizierung, Aufbereitung und Bereitstellung von bestimmten Unternehmensdaten. Ziel ist es, die Vollständigkeit der Daten sicherzustellen, sie durchsuchbar zu machen und so das Risiko des ungewollten Datenverlusts zu minimieren. Aber auch für die Auskunftspflicht von Unternehmen ist das schnelle Auffinden von Informationen essenziell. Nicht zu letzt ist eDiscovery aber auch eine digitale Ermittlungsmethode, um Beweise für Rechtsstreitigkeiten oder Strafverfahren zu sammeln – sei es in der Unternehmenskommunikation wie E-Mails, beziehungsweise Chats, oder in Datenbanken, Dokumenten, Anwendungen und anderen elektronischen Informationen.

Auf welche Probleme stoßen eDiscovery-Lösungen dabei im Einsatz bei Unternehmen?
Auf der technischen Ebene ist eine große Herausforderung, dass viele Unternehmen immer noch ihre Altsysteme parallel zu ihren neuen Lösungen nutzen. Die Daten sind in diesen Fällen noch weiter verstreut, ihre Indexierung ist meist nur auf die neuen Systeme ausgelegt. Viele wichtige Informationen befinden sich aber in Back-ups oder Kommunikationsanwendungen wie Slack, Teams und Zoom. Auch die Schatten-IT ist ein Problem, das dem ungewollten Datenabfluss nicht nur Tür und Tor öffnet, sondern auch das Auffinden von wichtigen Daten massiv erschwert. Die Analyse von Chats, insbesondere von Chaträumen mit mehreren Teilnehmern, ist technisch sehr anspruchsvoll und eine echte Herausforderung, bei denen viele Tools scheitern.
Besonders in Europa liegen die Schwierigkeiten allerdings noch in einem anderen Bereich: Für die Aufstellung von internen Teams fehlen oft die qualifizierten Mitarbeiter. Denn auch mit der Hilfe von Tools, Plattformen und Automatisierungen ist eDiscovery mitunter ein hoch technisches Arbeitsfeld. Mitarbeiter müssen etliche Kenntnisse aus dem IT- sowie Data-Science-Bereich mitbringen und kontinuierlich weiter geschult werden. Das Outsourcen der eDiscovery-Prozesse ist daher keine Seltenheit.

Was sollten Unternehmen beim Aufbau einer eDiscovery-Strategie beachten?
Das gesamte Thema ist sehr vielschichtig und umfasst Teams sowie Abteilungen, die sonst eher weniger Berührungspunkte um Arbeitsalltag haben. Hier gilt es, die richtigen Prozesse zu etablieren. Wichtig sind dabei Standards, die bei der Datenverarbeitung greifen und eine abteilungsübergreifende Zusammenarbeit realisieren. Ein entscheidender Punkt ist außerdem das Wissen darüber, welche Daten auf welchem Wege das Unternehmen verlassen. Zuständig dafür kann eine Inhouse-Lösung sein, die beispielsweise aus einem Collection oder Identification Team besteht. In seiner Verantwortung stehen auch die Regelungen und Beschränkungen darüber, welche Daten Mitarbeiter überhaupt nach außen geben dürfen und welche Informationen wann fristgerecht zu löschen sind. Dafür ist es ein großer Vorteil, wenn Daten zentral gespeichert sind und eine Schatten-IT ausgeschlossen ist. Darüber hinaus ist das Nachverfolgen der Zugriffe ebenfalls von großer Bedeutung, denn nur wer weiß, wer auf welche Dokumente zugreifen darf, hat die Kontrolle darüber.
Im optimalen Fall verfügen Unternehmen über ein zentrales System und einen vordefinierten Prozess für das Reproduzieren und Extrahieren seiner Daten. Die Verwaltung können eDiscovery-Manager übernehmen, die direkt an die Führungsebene berichten – nicht zu letzt auch mit Hinblick auf Budgetfragen. In jedem Falle sollte eines klar sein: Weder das Thema Datenmanagement noch eDiscovery sind einmalige Projekte. Es sind fortlaufende Prozesse, die dafür sorgen, dass Unternehmen wissen, welche Daten sie wo speichern. Ein Wissen, das überlebenswichtig sein kann.


Bildquelle / Lizenz Aufmacher:

Photo by Matthew Ansley on Unsplash


Creative Commons Lizenz CC BY-ND 4.0

Sie dürfen:

Teilen — das Material in jedwedem Format oder Medium vervielfältigen und weiterverbreiten und zwar für beliebige Zwecke, sogar kommerziell.

Der Lizenzgeber kann diese Freiheiten nicht widerrufen solange Sie sich an die Lizenzbedingungen halten.


Unter folgenden Bedingungen:

Namensnennung — Sie müssen angemessene Urheber- und Rechteangaben machen, einen Link zur Lizenz beifügen und angeben, ob Änderungen vorgenommen wurden. Diese Angaben dürfen in jeder angemessenen Art und Weise gemacht werden, allerdings nicht so, dass der Eindruck entsteht, der Lizenzgeber unterstütze gerade Sie oder Ihre Nutzung besonders.

Keine Bearbeitungen — Wenn Sie das Material remixen, verändern oder darauf anderweitig direkt aufbauen, dürfen Sie die bearbeitete Fassung des Materials nicht verbreiten.