Digitales Vertragsmanagement

Herr Schmeisser, „Pacta sunt servanda“, welche Wettbewerbsvorteile haben Unternehmen, die mit Ihrer Vertragsmanagement-Lösung arbeiten?

An der Digitalisierung des Vertragsmanagements führt kein Weg vorbei. Zwei Aspekte sind hierfür maßgeblich: Erstens zeigen aktuelle Studien, dass sich Unternehmen mit hohem Grad an Digitalisierung als krisenresilienter erweisen und bis zu dreimal höhere Wachstumsraten erzielen. Zweitens definieren Verträge jegliche wirtschaftliche Beziehungen und die damit verbundenen Potenziale, wodurch sie zentrale Bedeutung erlangen. Das Vertragsmanagement muss ein Höchstmaß an Kontrolle, die effektive Steuerung und transparente Prozesse sicherstellen. Angesichts steigender Anforderungen, aktuell beispielsweise aufgrund des Lieferkettengesetzes, gestaltet sich das zunehmend schwieriger. Herkömmliche Werkzeuge stoßen dabei an Ihre Grenzen. Fabasoft Contracts bietet umfassende Lösungen für diese Herausforderungen. Der Einsatz künstlicher Intelligenz (KI) beschleunigt die Tätigkeiten und Prozesse im Vertragslebenszyklus erheblich und reduziert gleichzeitig die Risiken. Wettbewerbsvorteile, die sich direkt auf den Unternehmenserfolg auswirken.

„Das automatisierte Fristenmanagement mit E-Mail-Remindern und Push-Notifications liefert bereits bei wenigen Verträgen großen Mehrwert, da es hilft, Schadensfälle durch nicht eingehaltene Termine zu vermeiden.“

Robin Schmeisser, Geschäftsführer der Fabasoft International Services GmbH, erläutert die Features eines digitalen Vertragsmanagements.


Welche Aufgaben kann eine Software für digitales Vertragsmanagement übernehmen?

Zunächst gilt es, sich Überblick über den gesamten Vertragsbestand zu verschaffen. Eine smarte Vertragsmanagementsoftware verfügt über ein revisionssicheres Archiv mit rollen- und benutzerspezifischen Layouts zur übersichtlichen Darstellung. Die KI versteht die wesentlichen Inhalte der Vereinbarungen und übernimmt Daten sowie Dokumente automatisch in digitale Vertragsakten. Intelligente semantische Volltextsuchen erfassen außerdem die Inhalte eingescannter Unterlagen und sorgen bereits bei der Eingabe von beliebigen Schlagwörtern für sekundenschnelles Finden jeglicher Informationen. Zudem ergeben sich zahlreiche Aufgaben im Vertragsmanagement, bei denen eine moderne Software ebenfalls bestens unterstützt: Von der Erstellung mit freigegebenen Vorlagen, Textbausteinen und Klauselmanagement über die Formalisierung von Prüf- und Freigabeprozessen bis hin zur inzwischen unverzichtbaren digitalen Signatur. Eine gute Zusammenarbeit erfordert demnach auch eine nahtlose und medienbruchfreie Einbindung externer Partner. Das ermöglicht den hochsicheren Austausch von Dokumenten und führt zu maximaler Nachvollziehbarkeit hinsichtlich Vertragsversionen sowie -status.


Welche Technologien kommen zum Einsatz, und wie schnell kann ich mit Ihrer Lösung starten?

Die „Cloud“ stellt einen zentralen Schlüsselfaktor dar. Das macht Fabasoft Contracts als Standardanwendung für Vertragsmanagement sofort einsetzbar, ohne aufwendige Installation. Die Bereitstellung mobiler Anwendungen auf Smartphones und Tablets sind ausschlaggebend für den jederzeitigen und ortsunabhängigen Zugriff auf Dokumente und Informationen sowie die einfache Einbindung neuer Mitglieder. Da wir von überaus sensiblen Daten sprechen, haben höchste Sicherheitsstandards oberste Priorität. Aufschluss dahingehend geben Zertifikate und Testate wie das BSI-C5. Neben künstlicher Intelligenz ist OCR-Technologie – Optical Character Recognition – unverzichtbar, um bei Suchvorgängen sämtliche Inhalte der eingescannten Dokumente zu erfassen.


Inwieweit kann das digitale Vertragsmanagement Unternehmen bei der Internationalisierung unterstützen?

Das Hauptproblem im Vertragsmanagement liegt oft in der noch dezentralen Ablage von Verträgen, insbesondere bei organischem Wachstum oder Unternehmenszukäufen, wenn Mitarbeiter zum Beispiel aufgrund geänderter rechtlicher Rahmenbedingungen die betroffenen Klauseln identifizieren und anpassen müssen. Für eine global einheitliche Datenbasis braucht es ein am Konzernorganigramm orientiertes, rollenbasiertes Berechtigungskonzept. Vordefinierte Prüf- und Genehmigungsworkflows gelten als Voraussetzung für unternehmensübergreifende Compliance. Der Verzicht auf informelle Prozesse reduziert darüber hinaus Schwierigkeiten im Hinblick auf die Erreichbarkeit von Ansprechpartnern. In diesem Kontext kommt die digitale Signatur ins Spiel, welche den Zeichnungsprozess durch die Verwendung am mobilen Endgerät signifikant beschleunigt.

Welche Unternehmen sollten Ihre Lösung zum Einsatz bringen, wann lohnt es sich?

Pauschal lässt sich die Frage schwer beantworten. In der Praxis profitieren selbst Unternehmen mit sehr geringer Anzahl von Vereinbarungen nach eigenen Angaben in höchstem Maße von Fabasoft Contracts. Vor allem das automatisierte Fristenmanagement mit E-Mail-Remindern und Push-Notifications liefert bereits bei wenigen Verträgen großen Mehrwert, da es hilft, Schadensfälle durch nicht eingehaltene Termine zu vermeiden. Digitales Vertragsmanagement bringt Vorteile für alle Branchen, unsere Kunden reichen vom Mittelstand bis hin zu global agierenden Großkonzernen. Jedes Unternehmen muss sich die Digitalisierung von Geschäftsprozessen auf die Agenda setzen, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Und ein Fixpunkt hierbei ist jedenfalls das Vertragsmanagement.


Herr Schmeisser, inwieweit haben Sie sich schon mit dem Thema „Smart Contracts“ und der Blockchain-Technologie beschäftigt?

Wer sich mit digitalen Verträgen auseinandersetzt, kommt unweigerlich mit „Smart Contracts“ in Berührung. Diese stellen jedoch einen gänzlich anderen Anwendungsfall dar. Es handelt sich um Kleinstapplikationen, die – eingebettet in die Blockchain – ein digitales Quidproquo ausführen und sich für standardisierte, hochfrequente Transaktionen eignen. Dank der Blockchain-Technologie mit dezentralem Ledger, also lokalen Datenbanken ohne Intermediär, bieten sie Sicherheit für die Teilnehmer. Im „smarten Vertragsmanagement“ sorgen zertifizierte revisionssichere Archive für den notwendigen Schutz, ohne redundante Datenhaltung.

www.fabasoft.com

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