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Digitale Personalakte

Sechs Tipps für die erfolgreiche Einführung

von Tina Bohlmann

Alle Personaldokumente für Mitarbeitende zentral an einem Ort – das ist dank digitaler Personalakten möglich. Mit ihrer Hilfe können Personalverantwortliche den Angestellten Dokumente wie Gehalts- und Lohnsteuerabrechnung oder Krankschreibungen und Arbeitgeberbescheinigungen in Echtzeit digital zur Verfügung stellen. Das spart Zeit und Kosten. Denn die Unterlagen müssen nicht erst lange unter Bergen von Papier im Archiv gesucht werden.

Und auch die Compliance sowie revisionssichere Speicherung von Unterlagen in Zusammenspiel mit einem Dokumentenmanagement-System sind ein gutes Argument für die digitale Personalakte im Unternehmen. Die Vorteile liegen also auf der Hand – doch wie kann die Umsetzung am besten gelingen? Mit diesen sechs Tipps wird die „Digitale Personalakte“ in jedem Unternehmen schnell zum Erfolg:

1. Digitalisieren der Bestandsakten – ein klarer Fall für Outsourcing

Vor der Einführung digitaler Personalakten sollten zuerst alle Bestandsdokumente digitalisiert und kategorisiert werden. Anschließend ist festzulegen, unter welchen Schlagworten und in welchen Ordnern die Unterlagen abgelegt werden. Dies erfordert Erfahrung und bildet die Basis für die gesamte später angelegte Akte. Es empfiehlt sich daher, diese Aufgabe einem Profi zu überlassen und an einen darauf spezialisierten Dienstleister zu übergeben. Denn die Mitarbeitenden der Personalabteilungen haben in der Regel nicht die nötige Zeit und Übung darin, die zahleichen Einzeldokumente richtig zu verschlagworten und den digitalen Personalakten zuzuordnen. Ein externer Dienstleister stimmt sich zunächst mit dem Unternehmen ab, auf welche Art und Weise die Akten am besten strukturiert werden können. Somit gelingt die Umsetzung schneller und ist in der Erfassung und Verschlagwortung genauer, womit Bestandsdokumente richtig zugeordnet und kategorisiert werden. Wenn bei der Erfassung der Dokumente eingespart wird, wurde am falschen Ende gespart.

2. Zugriffskonzept für verschiedene Personengruppen

Vor Beginn der Umsetzung müssen künftige Zugriffsberechtigungen festgelegt werden, damit diese durch den DMS-Anbieter bzw. Projektpartner zuverlässig umgesetzt werden können. Oft geht man fälschlicherweise davon aus, dass alle Personalverantwortlichen die gleichen Berechtigungen hätten. Viele Firmen stellen aber zu Beginn der Einführung fest, dass dem nicht so ist. In den meisten Unternehmen sind z.B. Geschäftsführungsakten von den normalen Mitarbeiterakten getrennt und es müssen unterschiedliche Berechtigungskriterien für die Akteneinsicht etabliert werden. Je größer die Organisation, desto unterschiedlicher können die Berechtigungskriterien ausfallen. Viele Unternehmen unterscheiden beispielweise auch zwischen Arbeitenden und Angestellten, nach Buchungs- oder Abrechnungskreisen und anderen Kriterien.

3. Die richtigen Dokumentarten festlegen

Personalakten enthalten je nach Branche und Unternehmensart zwischen 300 und 500 verschiedene Dokumentarten. Einige Standarddokumente finden sich zwar in jeder Akte, aber es gibt auch spezifische Dokumentarten, die nur für bestimmte Tätigkeiten und Berufsgruppen anfallen. Nicht jeder Mitarbeitende benötigt ein Gesundheitszeugnis oder einen Staplerführerschein. Die meisten Unternehmen haben bereits bestimmte Strukturen für ihre Ablagen, die direkt in der digitalen Personalakte umgesetzt werden können. Einige DMS-Anbieter bieten als Hilfestellung Listen mit den relevanten Dokumentarten innerhalb der Personalakte an, an denen sich Unternehmen orientieren können. Sind die Dokumentarten identifiziert, gilt es im nächsten Schritt festzulegen, wie Ordner aussehen sollen: Sollen sie Register enthalten? Sind Zwischenblätter erforderlich, sind sie nach Jahren aufgebaut oder nach Dokumentarten, und vieles mehr.

4. Der Akten-Deckel macht den Unterschied

Die wichtigste Frage im nächsten Schritt ist: Wie soll der digitale Aktendeckel aussehen? Wichtige Bestandteile des Aktendeckels sind die Teile der Personalstammdaten, die eine eindeutige Zuordnung der Akte zu einer Person ermöglichen. Mindestanforderung sind Name, Vorname und Personalnummer. Bei Namensgleichheiten sind sicherlich weitere Informationen wie z.B. Geburtsdatum oder organisatorische Zuordnung notwendig (Abteilung, Buchungskreis, etc.). Im Hinblick auf die Zugriffsberechtigungen müssen darüber hinaus auch diese Informationen übermittelt werden. Bei der digitalen Personalakte gilt es zudem zu klären, von wo bzw. aus welchem Personalmanagement, Lohnabrechnungssystem o.ä. diese Daten in digitaler Form kommen.

5. Nicht zu viele Verantwortliche in der Projektumsetzung

Für das Aufsetzen des Projekts sollte man nicht zu viele Personen einplanen. Kendox empfiehlt, maximal 2-3 Key-User einzubinden, welche Interesse und Verständnis dafür mitbringen, ein wenig technikaffin sind und gut mit dem PC umgehen können. Wichtig für den Erfolg ist, dass die Personen ein Verständnis der Abläufe in der Personalabteilung sowie einen guten Überblick über das Gesamte haben. Mit diesen Key-Usern geht der DMS-Anbieter in die Umsetzung und erarbeitet die Basisinstallation der digitalen Personalakte.

6. Schnelle Implementierung durch agile Projekteinführung

Es ist hilfreich, wenn der DMS-Anbieter eine agile Projekteinführung unterstützt. Agile Projekteinführung bedeutet: Nach der ersten Umsetzung des Briefings und einer ersten Basisinstallation durch den DMS-Anbieter bzw. den Projektpartner kann es gleich in die praktische Anwendung und Umsetzung gehen. Denn oftmals findet der Anwendende erst beim praktischen Arbeiten heraus, was ihm besonders wichtig ist bzw. was er benötigt. Konkrete Wünsche lassen sich direkt einarbeiten und damit schneller realisieren. Zukünftige User können sich nur anhand eines Konzepts meistens nicht vorstellen, wie sich das bei der täglichen Arbeit „anfühlt“.

Fazit

Die «Digitale Personalakte» lohnt sich auch schon bei nur 30 Mitarbeitenden. Sobald die Personalakten digitalisiert sind, ist Schluss mit der Aufbewahrung im Papierarchiv. Wächst das Unternehmen, hat man bereits eine Basis an digitalisierten Akten und muss nicht alles auf einmal digitalisieren. In der täglichen Arbeit ist ein weiterer Zuwachs an Akten dann kaum mehr spürbar. Aus unseren Projekten wissen wir: Alle, die einmal festgestellt haben, wie schön es ist, dass man in der digitalen Akte per Mausklick alles findet, was man gerade braucht, je nach Installation sogar auf mobilen Endgeräten, wollen es nicht mehr missen.


„Die Digitalisierung von Akten im Bereich der Personalabteilung lohnt sich für Personalabteilungen jeder Größe. Wir raten Unternehmen daher: Sofort anfangen, anstatt noch länger abzuwarten.“

Über die Autorin

Tina Bohlmann ist bei der Kendox GmbH für die Umsetzung von Kundenprojekten verantwortlich. Sie unterstützt sowohl mittelständische Unternehmen als auch internationale Konzerne auf dem Weg der digitalen Transformation. Ihr Schwerpunkt liegt dabei auf Projekten, bei denen eine digitale Personalakte eingeführt wird.

Weiterführenden Informationen zum Unternehmen unter:
https://www.kendox.com/