Die TREND-REPORT-Redaktion sprach mit Torsten Köbel, Country Manager DACH von Extensis, über die Vorteile einer „Digital Asset Management“-Lösung.

Herr Köbel, die Datenflut nimmt stetig zu. Was raten Sie Unternehmen diesbezüglich bei Digital Assets?

Hier gilt es zu unterscheiden: Um welche Daten handelt es sich? Bei Digital Assets – wie bei Fotos, Videos, Präsentationen – ist es wichtiger denn je, den Workflow grundlegend zu rationalisieren und dafür zu sorgen, dass niemand unbefugt den Zugriff auf personenbezogene Daten erhält. Besonders kritisch sind Fotos und Videoaufnahmen von Personen. Für Aufnahme, erst recht für die Nutzung für kommerzielle Zwecke erfordert die Datenschutz-Grundverordnung eine zweckgebundene Einwilligung.

Ein Digital Asset Management System (DAM) wie Extensis Portfolio kommt in dieser Situation wie gerufen. Damit lassen sich z. B. Fotos automatisch über überwachte Ordner mit entsprechenden Hinweisen wie “Einwilligung für Veröffentlichungen erteilt durch Arbeitsvertrag” versehen.

Welche Rolle spielt dabei die zentrale Datenhaltung und welche weiteren Vorteile entstehen durch ein DAM?

Zur Bewältigung der Datenflut ist ein Digital Asset Management System (DAM) zwingend erforderlich. Dies gilt insbesondere angesichts der immer strengeren gesetzlichen Vorgaben: Mit einem DAM lassen sich zentral und effizient alle Quellen sichten, konvertieren, mit Stichwörtern versehen etc.

Wichtig in diesem Zusammenhang ist auch ein wirtschaftlicher Aspekt: Die Assets beanspruchen in der Masse enorm viel Speicherplatz. Ein DAM kann dafür sorgen, dass sich unbrauchbares Material schnell finden und aussortieren lässt. Es kann Dubletten vermeiden helfen und Dateien in die benötigten Dateiformate in den benötigten Abmessungen automatisiert konvertieren.

Ein Beispiel: Für die Wiedergabe großer Fotos auf Webseiten ist das von Portfolio unterstützte MrSID das Dateiformat der Wahl. Dieses Dateiformat lässt extrem gute verlustfreie Komprimierungen zu, die sich mit Geo Express oder Express Server einstellen lassen.