Die öffentliche Verwaltung braucht mehr als eine digitale Fassade

Von Florian Binder*

Faxgeräte, Aktenberge, Nummer ziehen – dieses klischeehafte Behördenbild ist in vielen deutschen Amtstuben leider nach wie vor gelebte Realität. So recht kommt die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung nämlich nicht voran, wie auch die Monate der Pandemie eindrucksvoll gezeigt haben. Selbst nach anderthalb Jahren tauschen sich Gesundheitsämter nach wie vor via Fax aus und Telefon, Briefpost und Excel-Tabellen sind die wichtigsten Werkzeuge bei der Nachverfolgung von Corona-Kontakten. Da ist es wenig überraschend, dass offizielle Stellen die Impfquote in Deutschland nur schätzen können und die Bundesrepublik in internationalen Rankings zur Behördendigitalisierung zuverlässig auf den hinteren Plätzen landet. Allzu häufig müssen Bürger und Unternehmer noch persönlich auf dem Amt erscheinen oder können mit diesem nur per Brief kommunizieren.

Dabei sollte mit dem Onlinezugangsgesetz (OZG) eigentlich alles besser werden. Das vor über vier Jahren beschlossene Gesetz verpflichtet Bund, Länder und Kommunen, bis spätestens Ende 2022 insgesamt 575 Verwaltungsleistungen online bereitzustellen. Dass das gelingt, ist inzwischen mehr als fraglich, denn einer aktuellen Untersuchung des Nationalen Normenkontrollrats (NKR) zufolge sind derzeit lediglich 54 der 575 geplanten Services im Web verfügbar – ganze 16 davon flächendeckend, also zumindest in der Hälfte der Bundesländer. Zudem treibt das Gesetz einzig den Aufbau neuer Portale und Online-Formulare voran, hinter denen dann oft dieselben ineffizienten Prozesse wie bisher stehen. Nicht unwahrscheinlich, dass so mancher digital eingereichte Antrag im Laufe seiner Bearbeitung wieder auf Papier ausgedruckt wird.

Im Prinzip bauen die deutschen Behörden aktuell eine digitale Fassade auf und sind noch weit von durchgängig digitalen Verwaltungsvorgängen entfernt. Fraglos war das OZG wichtig, um ihnen konkrete Ziele und Zeitrahmen vorzugeben und den Service für Bürger und Unternehmen zu verbessern. Aber das Gesetz vernachlässigt das digitale Fundament, das Mitarbeiter entlasten, Bearbeitungszeiten verkürzen und Behörden effizienter machen würde. Das geht nur mit digitalen Ende-zu-Ende-Prozessen, in denen Abläufe durchgehend digital gesteuert werden, keine Medienbrüche oder fehlende Schnittstellen den Datenaustausch ausbremsen und sich viele Arbeitsschritte automatisieren lassen.

Derzeit stehen Behörden vor zwei großen Herausforderungen, die sofortiges Handeln nach sich ziehen müssen: dem hohen, auch durch das OZG getriebenen Digitalisierungsdruck und dem demografischen Wandel in der öffentlichen Verwaltung. Beide Entwicklungen wirken sich direkt auf die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter aus und sorgen für Frustration, weil Behörden mit weniger Personal mehr erreichen sollen. Wichtig wäre es deshalb, die neuen Online-Anträge nun zügig digital an Fachverfahren und bürointerne Abläufe anzubinden und insbesondere den abteilungs- und behördenübergreifenden Austausch digital zu vereinheitlichen. Schließlich wird es in der öffentlichen Verwaltung immer dann besonders zäh, wenn sich verschiedene Ressorts oder Behörden mehrerer Kommunen und Länder abstimmen müssen, um beispielsweise über Bauanträge oder Fördergelder zu entscheiden.

Den Rahmen für diese Digitalisierung hinter der Fassade könnte ein OZG 2.0 abstecken. Viel wichtiger als dessen genaue Ausgestaltung ist ohnehin die Art und Weise, wie Behörden die Vorgaben dann umsetzen. Sie dürfen bei ihren Digitalisierungsbemühungen nicht länger von Frontends aus denken, sondern brauchen einen übergreifenden Blick auf den gesamten Prozess vom Stellen eines Antrags oder einer Anfrage über alle Prüf-, Freigabe- und Bearbeitungsschritte bis zur Genehmigung beziehungsweise Beantwortung. Erst wenn der Verwaltungsvorgang in einem Case Management digital abgebildet ist, geht es darum, ihn mit Leben zu füllen und Formulare, Auswertungen, Benachrichtigungsfunktionen und Entscheidungshilfen, Schnittstellen und Automatisierungen zu ergänzen.

Den passenden Werkzeugkasten dafür stellen Low-Code-Plattformen bereit, die nicht nur eine schnelle und budgetfreundliche Entwicklung dieser Bausteine ermöglichen, sondern auch deren Wiederverwendung in anderen Prozessen. Zudem erlauben sie eine einfache Anpassung, ohne Unterstützung von Software-Entwicklern oder IT-Experten, wenn sich Anforderungen ändern oder Prozesse optimiert werden sollen. In vielen Unternehmen und auch in den ersten Behörden haben sich diese Plattformen und die mit ihnen verbundenen agilen Arbeitsweisen bereits bewährt – es wäre fahrlässig, bei der weiteren Behördendigitalisierung auf sie zu verzichten, steht doch nicht weniger als die Handlungs- und Zukunftsfähigkeit unseres Landes auf dem Spiel.

* Florian Binder ist Principal Solution Consultant bei Pegasystems

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