Die Krisenzeit verändert Arbeitsorganisation und Firmenkultur nachhaltig

Dies ist ein Gastbeitrag von Sridhar Iyengar, Geschäftsführer von Zoho Europe

Die Erfahrungen aus der Pandemie werden auch die Zeit danach prägen. So wird Remote Working zukünftig seinen festen Platz im Arbeitsalltag haben und muss daher sinnvoll organisiert und in diesen integriert werden.

Führungskräfte haben eine neue Managementaufgabe: die Planung und Umsetzung einer neuen Mischung aus Präsenzarbeit und Homeoffice. Diese Neuordnung der professionellen Zusammenarbeit hat viele Aspekte. Sie reichen von Fragen der präsenzunabhängigen Mitarbeitermotivation bis zu Tools und Richtlinien für die neuen Formen der Arbeitsorganisation. Während Vertriebs- und Servicemitarbeiter an die Arbeit außerhalb ihrer Büros gewöhnt sind, ist das Neuland für viele ihrer Kollegen, für die bislang Anwesenheitspflicht galt. Damit kommen auf die Vorgesetzten neue Führungsaufgaben zu.

Ganze Abteilungen oder gar komplette Unternehmenszweige sind ohne Homeoffice nicht mehr funktionsfähig. Abgesehen davon, wie jeder Einzelne in der Lage ist damit umzugehen, und welche Folgen das für das soziale Gefüge in Unternehmen hat, bedeutet der Verzicht auf persönliche Kontakte auch funktionale Einschränkungen. Das betrifft besonders horizontale Funktionen wie die Personalabteilungen, die der Kontaktverzicht hart trifft.
Kurzfristig rettet Homeoffice also die Funktionsfähigkeit, und damit letztlich das Überleben vieler Firmen und Organisationen, mittel- und langfristig aber verändert es sie. Denn nach der Krise werden die Zeiten im Homeoffice zwar zurückgefahren werden, verglichen zur Vorkrisenzeit aber trotzdem einen deutlich höheren Anteil haben. Das verändert sowohl die Arbeitsorganisation als auch die Firmenkultur nachhaltig. Beide müssen von den Führungskräften aktiv gestaltet werden.

Kommunikation und Motivation

Nicht jeder Vorgesetzte hatte bislang eine positive Einstellung zum Homeoffice. Es wäre ein Fehler, den damit verbundenen vermeintlichen Kontrollverlust durch überzogene Checks und Überwachung zu kompensieren. Viele Mitarbeiter fühlen sich in der neuen Arbeitsumgebung des Homeoffice nach wie vor unsicher. Statt Misstrauen und Kontrolle benötigen sie jetzt die Unterstützung des Management-Teams durch einen Vertrauensvorschuss, klare Zielvorgaben und ein rasches, motivierendes Feedback. Unter neuen Voraussetzungen also letztlich das, was eine gute Führungskraft auch in „normalen Zeiten“ auszeichnet.

Der richtige Umgang mit den passenden Werkzeugen

Auf der praktischen Ebene benötigen die Mitarbeiter im Homeoffice eine Reihe neuer Werkzeuge für die digitale Zusammenarbeit, mit denen sie sich erst einmal vertraut machen müssen. Bei der Einführung neuer Kommunikations-Tools, wie beispielsweise Videokonferenz-Systemen, helfen Schulungen, um sie produktiv für die Teamarbeit nutzen zu können. Zusätzliche Unterstützung kann in Form von Support-Netzwerken bereitgestellt werden. Der Umgang mit den neuen Technologien muss für alle verständlich und verbindlich geregelt sein. Generell helfen klare Vorgaben und Zielsetzungen für die Arbeit im Homeoffice, die in entsprechenden Richtlinien (Policies) formuliert sind, Ängste und Unsicherheiten bei den Mitarbeitern abzubauen und sich besser auf die neue Situation einstellen zu können.

Die Wichtigkeit von Sicherheit

Das gilt auch für die Security-Richtlinien. Die neue Form der vernetzten Zusammenarbeit verschärft die Sicherheitsthematik und gehört deshalb ganz oben auf die Management-Agenda. Ungesicherte private WLAN-Netze, veraltete Anwendungen oder unverschlüsselte Cloud-Umgebungen sind mit Security-Vorgaben nicht vereinbar und müssen ausgeschlossen werden. Sowohl auf der technischen Ebene (VPN-Verbindungen oder Software-Updates), als auch im Umgang mit Daten (DSGVO) müssen klare Vorgaben und strikte Regularien für alle Mitarbeiter transparent und verbindlich sein.
Es gibt keinen Weg zurück

Das Homeoffice wird kein temporäres Phänomen bleiben. Die Weichen für die zukünftige Nutzung müssen jetzt gestellt, die Leitplanken jetzt gesetzt werden. Im Remote Working liegt eine große Chance, Arbeitszufriedenheit und Arbeitseffizienz zu fördern. Mit den richtigen Werkzeugen, den passenden Regeln und der Schaffung einer adäquaten Firmenkultur kann sie ergriffen und umgesetzt werden. An der Erfüllung dieser Aufgabe müssen sich die Führungs-Teams messen lassen.

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