Den Informationsvorteil nutzen
Wir sprachen mit Werner Rieche von OpenText. Das Unternehmen führt alljährlich eine Umfrage durch, inwiefern sich die Informationsdichte auf die Mitarbeitenden und deren Arbeit im Sinne von Qualität und Erleichterung auswirkt. Tatsächlich nimmt aber diese Informationsdichte seit Jahren kontinuierlich zu und ist längst zur Informationsflut geworden. Mitarbeitende verbringen teilweise ein erhebliches Pensum an Arbeitszeit, um für die Aufgabe relevante Daten zu finden – aller Tools zum Trotz.
Bei der aktuellen Erhebung handelt es sich um eine Vergleichsstudie. Vor zwei Jahren haben Sie Verbraucher bereits zu denselben Themen befragt. Was sind die drei einschlägigsten oder bemerkenswertesten Entwicklungen?
Die Ergebnisse unserer diesjährigen Erhebung sprechen Bände: Im Vergleich zur Umfrage von vor zwei Jahren hat sich die Einstellung gegenüber Informationen und deren Management verändert – und zwar zum Negativen hin:
- Während der Anfangsphase der Pandemie gaben 43 Prozent der Befragten an, dass die steigende Informationsflut sie unter Druck setzt und zunehmend Stress verursacht. In diesem Jahr sind es mit 82 Prozent beinahe doppelt so viele Verbraucher, die genauso empfinden.
- Neben der Menge an Informationen hat auch die Anzahl der Anwendungen zugenommen, die zum Arbeitsalltag gehören. Wohingegen 2020 nur 16 Prozent der Befragten täglich zwischen sechs und zehn unterschiedliche Tools nutzten, um auf Informationen zuzugreifen, sind es heute 44 Prozent. Bei 26 Prozent sind sogar mindestens elf Anwendungen im Einsatz – 2020 lag dieser Anteil noch bei 14 Prozent.
- Obwohl hybrides Arbeiten vielerorts bereits zur Norm gehört und Mitarbeitern mehr Anwendungen zur Verfügung stehen, fühlen sich nur 42 Prozent ausreichend gerüstet, um auch von zu Hause aus produktiv zu arbeiten. 2020 empfanden 63 Prozent ihre digitale Ausstattung als angemessen.
Was trägt laut Ihrer Umfrage zum Stress am Arbeitsplatz bei und warum? Zu welchem Ergebnis sind Sie gekommen?
Zum einen wächst die Menge der Informationen kontinuierlich an. Heute beträgt der globale Anteil an Daten, die produziert, verarbeitet und genutzt werden, 97 Zettabyte. Prognosen zufolge soll dieser Wert bis 2025 181 Zettabyte erreichen. Unternehmen und ihre Mitarbeiter werden regelrecht von einer Informationsflut überrollt. Hinzu kommt, dass sich diese Informationen über verschiedene Geräte und Plattformen sowie die sozialen Medien hinweg verteilen.
Zum anderen führt neben dieser Informationsflut auch die steigende Anzahl an Anwendungen dazu dass es zunehmend komplexer wird, wo und wie Daten gespeichert werden. Für die Mitarbeiter macht es dieser Umstand noch schwieriger, die Informationen zu finden, die sie für ihre Arbeit benötigen. Es verwundert daher nicht, dass heute 44 Prozent der Befragten durchschnittlich mindestens eine Stunde damit verbringen, nach Informationen zu suchen.
Woran liegt es, dass Angestellte so viel Zeit damit verbringen, Daten und Informationen zusammenzutragen?
Nicht nur die breite und vielfältige Tool-Auswahl sorgt für unübersichtliches und ineffizientes Arbeiten, sondern auch Datensilos, die sich über die gesamte IT-Landschaft verteilen und sich weiterhin hartnäckig halten. Dies führt dazu, dass Mitarbeiter häufig nicht einmal wissen, wo sich aktuelle Informationen und Daten befinden, die sie für ihre Arbeit brauchen.
Wir haben die Umfrageteilnehmer in diesem Jahr gefragt, welche Gründe das haben könnte. Für 23 Prozent liegt es auf der Hand: Ihre Kollegen speichern die Dokumente, an denen sie zuletzt gearbeitet haben, lieber lokal auf ihren Rechnern, anstatt sie auf gemeinsamen Servern oder Fileshares abzulegen. Dadurch enthalten sie der Belegschaft nicht nur notwendige Informationen vor, sondern gehen damit auch ein erhebliches Sicherheits- und Compliance-Risiko ein. Sollten diese Daten verloren gehen, besteht die Gefahr, sie nicht wiederherstellen zu können.
Mittlerweile steht Unternehmen eine vielfältige Bandbreite nützlicher Tools zur Verfügung. Wie wirkt sich das auf die Arbeit der Belegschaftaus?
Zu viele Tools, die dabei helfen sollen, über die Flut an verteilten Informationen Herr zu werden, können zu Komplexität und zwangsläufig zu einem ineffizienten Informationsmanagement führen. Dies wirkt sich laut unserer Umfrage nicht nur negativ auf das Stresslevel und das mentale Wohlbefinden der Mitarbeiter aus (43 Prozent). Sowohl die Leistungsfähigkeit (42 Prozent) und die Work-Life-Balance (35 Prozent) als auch die Zufriedenheit (28 Prozent) können darunter leiden.
Infolgedessen besteht das Risiko, dass Mitarbeiter zu eigenen Maßnahmen wie privaten, unautorisierten Endgeräten oder Anwendungen greifen, um die Herausforderungen der Informationsflut zu umgehen. Auch dadurch steigt das allgemeine Sicherheitsrisiko.
Welchen ersten Schritt sollten Unternehmen gehen, damit Mitarbeiter nicht mehr so viel Zeit und Nerven dafür aufbringen müssen, nach den für sie relevanten Informationen zu suchen und sie in angemessener Form aufzubereiten?
Zuerst müssen sie sich im Klaren sein, dass es nicht ausreicht, Informationen einfach nur bereitzustellen. Hier kommt es auf das „wie“ an: Informationen müssen für jeden zentral aufbereitet und einfach zugänglich gemacht werden. Dafür gilt es, zunächst einschränkende Datensilos loszuwerden.
Was ist der Informationsvorteil und wie können Unternehmen sich diesen verschaffen? Welche Rolle nimmt Ihr Haus dabei ein?
Beim Informationsvorteil geht es um Folgendes: Das Ziel ist es, Daten transparent und von einer zentralen Stelle aus für das gesamte Unternehmen verfügbar zu machen. Dadurch lassen sich Prozesse vereinfachen, Komplexität entwirren, wertvolle Insights gewinnen und fundierte Entscheidungen treffen. Erst dann kann digitale Transformation erfolgreich funktionieren, um einen Informationsvorteil zu bieten.
Wie bereits erwähnt, müssen Unternehmen dafür ihre Datensilos einreißen. Eine zentrale Content-Management-Lösung, die mit führenden (Cloud-nativen) Systemen integrierbar ist, schafft eine Brücke und führt Informationen aus allen digitalen Ecken des Unternehmens an einem Ort zusammen. Dies erleichtert den Zugriff auf Informationen und bietet selbst für verteilt arbeitende Teams eine Single Source of Truth. Dabei spielen auch Automatisierung, Künstliche Intelligenz (KI) und Data Analytics eine wichtige Rolle, da sie den schnellen und unkomplizierten Zugriff auf relevante Informationen für Mitarbeiter, Kunden und Partner fördern. Durch die Nutzung dieser Technologien, die OpenText anbietet, können Organisationen den Informationsvorteil erhalten.
Welche Rolle werden KI-Lösungen in Zukunft im Arbeitsalltag der Mitarbeiter spielen?
Klassischerweise erhoffen sich Unternehmen von KI- und Machine-Learning-getriebenen Lösungen, dass sie ihre Belegschaft entlasten. Indem sie Routineaufgaben, aber auch das Informationsmanagement automatisieren, verschaffen sie Mitarbeitern Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten und sorgen für mehr Transparenz.
Darüber hinaus können sich es sich Unternehmen nicht mehr leisten, die Data Governance und Compliance hintenanzustellen. Sie sind zunehmend auf Daten von Mitarbeitern, Kunden und Zulieferern angewiesen und müssen diese speichern und verarbeiten. Bei einem beträchtlichen Teil handelt es sich um hochsensible Informationen, die aufgrund von gesetzlichen Vorgaben besonders zu schützen sind. KI-Lösungen können dabei helfen, diese sensiblen Inhalte im Unternehmen ausfindig zu machen. Außerdem lassen sich aktuelle Richtlinien – selbst im Falle von Änderungen und Erweiterungen der Gesetzeslage – automatisiert anwenden.
