„Alle Technologie ist schon da“

Was macht eine “digital erwachsene Organisation” aus? Dieser Frage sind wir im ausführliche Interview mit Felix Kugler von Atlassian nachgegangen. Ausgangspunkt war die Studie Collaboration Maturity Survey, in dem sich Atlassian die Frage gestellt hat, warum einige Unternehmen so digital erfolgreich arbeiten, während es andere nicht schaffen.

Herr Kugler, verkürzt und leicht abgewandelt könnte man das Ergebnis Ihrer Collaboration Maturity Survey auch so formulieren: Alle Technologie ist da, wird aber nicht eingesetzt. Welche Hauptgründe haben Sie ausgemacht?
Seit dem Beginn der Pandemie sind Unternehmen bestrebt, ihrer Belegschaft Tools an die Hand zu geben, damit selbst eine verteilte Workforce effizient digital zusammenarbeiten kann. Unsere Umfrage hat gezeigt, dass sie dafür in zahlreiche Lösungen für Projekt- und Wissensmanagement sowie Kommunikation und Kollaboration investiert haben und auch künftig investieren werden. IT-Entscheider sind sich mehrheitlich zwar sicher, dass sie bereits erstklassige (Cloud-basierte) Lösungen erfolgreich in ihre IT-Landschaft implementiert haben. Dennoch erkennen sie mehr und mehr, dass die Kollegen diese mangelhaft nutzen und ihr Mehrwert im Hinblick auf digitale Zusammenarbeit dadurch eingeschränkt bleibt.
Das kann mehrere Gründe haben: Oftmals fehlt es den Mitarbeitern am nötigen Verständnis der Technologie – was kann ich alles mit Projektmanagement- oder Kollaborationstools umsetzen? Wie gehe ich am besten vor? Diese Kompetenzlücken entstehen entweder durch mangelnde Akzeptanz von Seiten der Mitarbeitenden oder das Fehlen eines zentralen Kompetenzmanagements, das sich allein auf die digitale Zusammenarbeit konzentriert. Gleichzeitig herrscht laut den von uns befragten IT-Entscheidern ein Mangel an Zeit und finanziellen Ressourcen, um Umstrukturierungen vorzunehmen. Ungeklärte Zuständigkeiten spielen ebenfalls eine Rolle. Führungskräfte müssen nichts desto trotz ihren Teams ein geschütztes Arbeitsumfeld und sichere Strukturen bieten sowie die Möglichkeit zur fundierten Auseinandersetzung mit neuen Tools, besonders im Homeoffice. Auch muss sich die Unternehmenskultur entsprechend anpassen, sodass diese Tools als ganz normale Arbeitsmittel gesehen werden, die selbstverständlich genutzt werden.

Welche Rolle spielen dabei Gewohnheitsmechanismen und welche eine etwaige Diskrepanz zwischen den Prozessen und der geplanten Lösung?
Selbstverständlich müssen Tools auch immer mit entsprechenden Arbeitsprozessen korrelieren. Sind letztere aber veraltet, müssen Unternehmen dringend einen Wandel unterstützen. Nicht nur, damit moderne IT-Lösungen ihr volles Potential entfalten, sondern auch, damit die dahinterliegenden (veralteten) Prozesse entsprechend angepasst werden. IT-Entscheider haben erkannt, dass viele Prozesse nicht mehr mit dem IT-Stack mithalten können und dadurch nur langsam voranschreiten. Zudem entsteht dadurch Unzufriedenheit unter den Mitarbeitern: Zwar gilt natürlich grundsätzlich, dass die Tools der jeweiligen Kultur und Arbeitsweise eines Unternehmens angepasst sein sollten. Sind diese aber nicht mehr effizient und behindern moderne Arbeitsweisen eher als sie zu unterstützen, brauchen Mitarbeiter modernere Werkzeuge in ihrem Arbeitsalltag. Unternehmen müssen daher die Kluft zwischen den gewohnten Prozessen und der modernen, sich weiterentwickelnden IT-Umgebung schließen.
Gewohnheitsmechanismen spielen insofern eine Rolle, als dass sie oft diesen Veränderungen und folglich den potenziellen Chancen im Weg stehen. 30 Prozent der von uns befragten IT-Entscheider gaben an, dass sie bei der Umsetzung von Digital-Collaboration-Projekten auf geringe Akzeptanz von Seiten der Belegschaft stießen. Lässt sich ein großer Teil der Belegschaft nicht auf Optimierungen bzw. Veränderungen ein, geraten Prozesse weiterhin ins Stocken. Die Folgen sind Produktivitäts- und auf lange Sicht auch finanzielle Verluste.

Ganz klar verbauen sich die Unternehmen mit der “Nicht-Nutzung” moderner Tools Chancen auch im Hinblick auf ihre Agilität und künftige Geschäftsprozesse. Das Problem ist aber ja nicht neu. Wie könnten CIOs noch besser kommunizieren, damit die Tools auch eingesetzt werden?
Die Investitionen müssen über die Anschaffung und Installation moderner IT-Lösungen hinausgehen und darauffolgende effektive Nutzung dieser Lösungen mit einbeziehen. An Zeit und Budget sollten Unternehmen hier nicht sparen, da sich dies langfristig negativ auf Produktivität und Performance auswirkt. Man stelle sich vor, dass sich ein Mitarbeiter die Funktionen eines Tools erst selbst beibringen muss oder – im Worst-Case-Szenario – aus Frustration auf Tools zurückgreift, die von der IT nicht überprüft wurden und somit ein Sicherheitsrisiko darstellen. Schließlich kann die IT-Abteilung nichts schützen, von dem sie nichts weiß und Kriminellen wird möglicherweise Tür und Tor ins interne Netzwerk geöffnet.
Im Gesamtkontext kosten dem Unternehmen diese Produktivitätsverluste mehr Zeit und Geld als die Vorbereitung und Einarbeitung. Die Teams, ihre individuellen Arbeitsrealitäten sowie das Schaffen von Transparenz über Status Quo und Fortschritte stehen hier im Mittelpunkt und sind die eigentlichen Treiber von kulturellem Wandel – das sollten CIOs anerkennen und unterstützen.

Wie wirken Ihrer Umfrage nach die Begriffe Agilität, Prozessautomatisierung, Unternehmenskultur und Digital Mindset überhaupt zusammen? Ist das mittlerweile so verstanden worden, dass allem ein Kulturwandel vorausgehen muss?
Die meisten Unternehmen haben inzwischen erkannt, dass sie diesen Kulturwandel forcieren müssen, um in Zukunft weiterhin erfolgreich zu sein und um Mitarbeitern und Talenten ein modernes, digitales und produktives Arbeitsumfeld bieten zu können. Laut einer McKinsey-Studie hat die Pandemie den digitalen Wandel weltweit um mehrere Jahre beschleunigt und die Unternehmen dazu gebracht, in die Cloud zu wechseln, verteilte Arbeitsmodelle einzuführen und ihre Angebote zu digitalisieren. Kulturwandel und digitale Umstrukturierung bedingen sich also gegenseitig, und zwar auf allen Ebenen – es spielt vorrangig keine Rolle ob es dabei um agilere Prozesse geht oder die um Automatisierung.
Für viele Teams – und vor allem für jeden einzelnen Mitarbeiter reicht der Einsatz moderner digitaler Lösungen allein nicht aus. Vielmehr muss der Wandel die individuelle Situation und Arbeitsweise jedes einzelnen Mitarbeiters und jedes Teams berücksichtigen. Dies schließt unter anderem flexible Arbeitszeiten sowie individuell präferierte Kollaborationslösungen und Vorgehensweisen genauso mit ein wie die Notwendigkeit, auch als Team zu funktionieren und gemeinsam gesteckte Ziele zu erreichen.
Deshalb verändert sich die Rolle der IT-Entscheider momentan: Für sie reicht es nicht mehr aus, nur über Wissen in ihrem Fachgebiet zu verfügen. Stattdessen müssen sie heute technisches Know-how mit Strategie und Führungsqualitäten in Einklang bringen und mit anderen Teams im Unternehmen zusammenarbeiten.

Wie können Sie auf dem Weg Ihren Kunden helfen?
Da wir bei Atlassian Remote Work und Digital Collaboration fest in unserer Unternehmenskultur verankert haben, wollen wir unseren Kunden mit gutem Beispiel vorausgehen. Im Zuge eines Projektes übergeben wir ihnen nicht nur unsere Kollaborationslösungen und lassen sie auf sich allein gestellt. Gemeinsam mit unseren Partnern und Kunden setzen wir alles daran, die Lösungen entsprechend ihrer Use Cases zu implementieren. Dabei legen wir sehr viel Wert darauf, nicht nur unsere technologische Expertise zu vermitteln, sondern Kunden bestmöglich in Sachen Tool-Nutzung und Prozessoptimierung zu beraten. In unserem Remote Work Hub stellen wir darüber hinaus hilfreiche, auf Expertenwissen basierende Best Practices für verteilte Teams kostenfrei zur Verfügung. Außerdem bieten wir für Teams mit einigen wenigen Mitgliedern kleine, schnell verfügbare Cloud-Einstiegspakete für unsere Werkzeuge, damit sie diese direkt ausprobieren und den möglichen Mehrwert dieser Tools erfahren können.

Weitere Informationen unter:
https://www.atlassian.com/de

0 Kommentare

Hinterlasse einen Kommentar

An der Diskussion beteiligen?
Hinterlasse uns deinen Kommentar!

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht.