Alle an Bord holen – Herausforderungen im Stammdatenmanagement

Die Notwendigkeit für Stammdatenmanagement (SDM) oder Master Data Management (MDM) wird oftmals zu spät oder nebenbei entdeckt. Das geschieht beispielsweise, wenn ein Report erstellt werden soll und die Aufgabe aufgrund fehlerhafter und schlecht gepflegter Daten von einer Mücke zum Elefanten wird. Oder wenn zu Weihnachten Grußkarten versendet werden sollen und die Marketingabteilung die mangelhafte Qualität ihrer hinterlegten Adressdaten an der Anzahl der Postrückläufer ablesen kann.

Wird nun ein MDM-Projekt initiiert, wirft die Durchführung viele Fragen auf. In diesem Artikel erfahren Sie, welche Herausforderungen es im Laufe eines Projekts zu meistern gilt.

Was sind die größten Herausforderungen, die ein MDM-Projekt an Unternehmen stellt?

Zu Beginn des MDM-Projekts besteht die größte Herausforderung darin, die Geschäftsführung von der Wichtigkeit des Stammdatenmanagements zu überzeugen. Mitunter kann die Argumentation über Kosten – bspw. bei der genauen Berechnung des Schadens aus schief gelaufenen Projekten – sehr überzeugend sein.

Später geht es darum, sämtliche Nutzer mit ins Boot zu holen. Den Ansprechpartnern aus sämtlichen Fachbereichen sollte klar sein, wie wichtig MDM ist. Jeder, der in den Prozess der Dateneingabe und -pflege eingebunden ist, trägt seinen Teil zum Erhalt einer hohen Datenqualität bei. Am besten gelingt das, wenn die Nutzer im Unternehmen direkt angesprochen und Probleme gemeinsam bearbeitet werden. Ist allen bewusst, dass die Arbeit eines jeden Fachbereichs potenziell unter den fehlerhaften Eingaben eines anderen leidet, wird eine nachhaltige Verbesserung der Prozesse erreicht.

Wie startet ein MDM-Projekt?

Zunächst einmal sollte ein abteilungsübergreifender Überblick über alle Stammdaten vorgenommen werden. Das können u.a. Material-, Produkt-, Mitarbeiter-, Lieferanten-, Debitoren-, Kreditorendaten und viele weitere Arten von Daten sein. Zusätzlich ist eine Architektur zu definieren, die die notwendigen Softwaretools und Schnittstellen umfasst. Diese Architektur ist anhängig von bereits implementierten ERP-System (Enterprise-Resource-Planning), CRM-Systemen (Customer-Relationship-Management), PIM-Systemen (Product-Information-Management) u.v.m.

Im nächsten Schritt ist es notwendig, Rollen im Stammdatenmanagement festzulegen.

Wer ist zuständig für die Erstellung neuer Datensätze?
Welche Abteilung generiert welche Datenarten?
Wer soll darüber hinaus darauf zugreifen oder Änderungen vornehmen können?
Wer kümmert sich um die Aktualisierung der Datensätze? 

Dies wird häufig als Data Governance verstanden.

Wer übernimmt die Verantwortung für MDM?

Die wichtigste Frage aus MDM-Sicht ist: Wer ist zuständig für die Gewährleistung einer durchgängig hohen Datenqualität?
Größere Unternehmen ernennen eigene MDM-Abteilungen oder mindestens Data Stewards. Diese Personen sind verantwortlich für die Pflege bestimmter Datenquellen und stehen bei Fragen bzw. Unstimmigkeiten zur Verfügung. Doch auch die Suche nach Verantwortlichen gerät schnell zu einer großen Herausforderung. Mitarbeiter, die sich um die Durchsetzung von Maßnahmen zur Erhöhung der Datenqualität kümmern möchten, sind mitunter rar.

MDM zahlt sich langfristig aus

Sind die größten Herausforderungen im Stammdatenmanagement erst einmal gemeistert, so können sich die Ergebnisse sehen lassen. Dies gilt im wahrsten Sinne des Wortes, ist der Return on Investment doch deutlich in den Unternehmenszahlen sichtbar. So profitieren Unternehmen beispielsweise von einem optimierten Headcount sowie einem höheren Working Capital. Außerdem werden Lager- und Lieferengpässe reduziert und damit Stock-Outs verhindert. Doch das Wichtigste ist, dass eine hohe Datenqualität und eine perfekt integrierte Datenlandschaft Unternehmen für die Digitalisierung bereit machen.

Unser Autor

Dr. Tobias Brockmann

Aufmacherbild / Quelle / Lizenz
Photo by Sayan Nath on Unsplash

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